Selon une étude menée par l’Observatoire de la Vie Étudiante, près de 75% des étudiants français effectuent au moins un stage durant leur cursus universitaire. Mais obtenir sa convention de stage, peut s’avérer compliqué. Entre démarches administratives et négociations avec les établissements d’enseignement, la tâche peut sembler insurmontable pour les phobiques administratifs…
Ne vous inquiétez pas, dans cet article, on vous explique tout. Comment obtenir cette fameuse convention de stage ? Quels sont les pièges à éviter ? Quels sont vos droits et vos obligations en tant que stagiaire ? Retour sur un sujet qui concerne des milliers d’étudiants chaque année.
La convention de stage : un document incontournable à conserver
La convention de stage occupe une place de choix pour tout étudiant souhaitant effectuer un stage en entreprise, que ce soit en France ou à l’international. Elle ne constitue pas un contrat de travail mais définit les rôles de l’entreprise, de l’institution de formation et de l’apprenti.
Sa fonction principale est d’assurer une protection sociale et de couvrir les risques d’accidents du travail. En cas de litige, ce document détient le statut de référence unique.
Si la durée du stage dépasse deux mois, une gratification mensuelle doit être allouée à l’apprenti. La convention est généralement élaborée par l’institution de formation et doit inclure au minimum 11 clauses.
Parmi celles-ci figurent la description des missions à accomplir, les dates de début et de fin du stage, la durée maximale hebdomadaire de présence de l’apprenti, le montant de la gratification, les avantages offerts par l’entreprise, et les conditions de supervision, de remise d’une attestation de stage et de validation du stage pour l’obtention du diplôme.
| 📄 Clauses indispensables | Explications |
|---|---|
| 📝 Description des missions | Détail des tâches que l’apprenti devra accomplir |
| 📅 Dates de début et de fin | Période durant laquelle le stage se déroulera |
| 🕑 Durée maximale hebdomadaire | Nombre d’heures que l’apprenti peut travailler par semaine |
| 💰 Montant de la gratification | Rémunération que l’apprenti recevra si le stage dépasse deux mois |
Rédaction et validation de la convention de stage
La préparation de la convention de stage implique une collaboration active entre l’étudiant, l’entreprise et l’institution de formation. Elle doit refléter fidèlement les tâches et les responsabilités qui seront attribuées à l’étudiant au cours du stage, et doit également prévoir des dispositions pour l’évaluation de la performance de l’étudiant.
Une fois le document préparé, il doit être soigneusement revu et approuvé par toutes les parties concernées. Cela inclut non seulement l’étudiant et l’entreprise, mais aussi un représentant de l’institution de formation. C’est cette dernière qui a généralement la responsabilité finale de l’approbation de la convention.
Il faut mentionner que la convention de stage doit être signée avant le début du stage. Une convention non signée ou signée après le début du stage est considérée comme nulle et non avenue, ce qui pourrait mettre l’étudiant dans une situation délicate sur le plan légal et social.
Quelles sont les pièces justificatives à fournir ?
Pour valider sa convention de stage, il est nécessaire de fournir des documents précis et complets, répondant aux exigences administratives et légales. Voici un récapitulatif détaillé :
1. Certificats et Attestations
- Certificat de scolarité :
Justifiant l’inscription du stagiaire pour l’année universitaire en cours. - Attestation d’affiliation à la sécurité sociale :
Couverte pour l’intégralité de la période de stage.
2. Assurance et Responsabilité
- Attestation d’assurance responsabilité civile :
Garantissant les dommages que le stagiaire pourrait causer durant le stage.
3. Informations spécifiques pour les stages à l’étranger
- Carte européenne d’assurance maladie :
Obligatoire si le stage a lieu en Europe (ou justificatif de demande). - Informations sur le pays d’accueil :
Document contenant des renseignements pratiques sur le pays si le siège de l’organisme d’accueil est à l’étranger. - Attestation de l’organisme d’accueil :
Déclaration que l’entreprise a souscrit une assurance couvrant les risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles, si la gratification dépasse le minimum légal en France.
4. Signature et Distribution
La convention de stage doit être signée en trois exemplaires, chacun devant être validé par :
- Le stagiaire,
- L’entreprise,
- L’établissement d’enseignement.
Cette liste assure que toutes les parties sont couvertes juridiquement et que le stage peut se dérouler dans des conditions optimales.
Obtenir une convention de stage sans être inscrit dans un établissement scolaire
Il existe des solutions alternatives pour obtenir une convention de stage sans être inscrit dans un établissement scolaire. Par exemple, la SMENO propose des solutions pour en obtenir une sans école. Cette convention, qui a valeur de contrat, précise les tâches du stagiaire, les nouvelles compétences qu’il est censé développer, ses coordonnées ainsi que celles de son tuteur en entreprise, les dates du stage, la rémunération, les conditions de travail, les règles de protection sociale, et comment valider et résilier le stage.
Il est formellement interdit d’utiliser une convention de stage pour remplacer un salarié qui a été licencié, suspendu, qui est absent ou pour un travail saisonnier. Faire un stage sans convention est illégal. Cette convention doit être signée avant le commencement du stage afin d’assurer la protection du stagiaire en cas de dommage, de problème ou d’accident du travail.
- La convention de stage ne peut pas être utilisée pour remplacer un salarié.
- Faire un stage sans convention est illégal.
- La convention doit être signée avant le début du stage.
L’assurance responsabilité civile pour stage
L’assurance responsabilité civile est un élément incontournable pour les étudiants effectuant un stage en entreprise. Elle garantit une couverture en cas de dommages involontaires causés par le stagiaire durant son activité professionnelle.
Obligation de souscription
- Caractère obligatoire : Cette assurance est indispensable et doit être présentée au moment de la signature de la convention de stage.
- Responsabilité selon le niveau d’étude :
- Étudiants en études supérieures : Ils doivent souscrire eux-mêmes à cette assurance, parfois incluse dans une assurance multirisque habitation. Vérifiez si elle couvre les activités professionnelles.
- Collégiens et lycéens : L’établissement scolaire est responsable de contracter cette assurance.
Couverture des risques
L’assurance responsabilité civile protège contre :
- Dommages corporels : Blessures accidentelles infligées à des collègues, clients ou tiers.
- Dommages matériels : Détérioration du matériel de l’entreprise, incendies, dégâts des eaux, etc.
- Dommages immatériels : Erreurs professionnelles, fuite de données sensibles, mauvaise manipulation d’informations, etc.
Obtention de l’attestation
Plusieurs options permettent d’obtenir une attestation d’assurance :
| Méthodes d’obtention | Détail |
|---|---|
| Téléchargement en ligne | Depuis le site de l’assureur. |
| Demande par email ou téléphone | Contact d’un conseiller. |
| Demande par courrier postal | Envoi auprès de l’assureur. |
| Visite en agence | Prise en charge directe par un conseiller. |
Précautions pour les stages à l’étranger
- Couverture internationale : Vérifiez que le contrat inclut une garantie à l’étranger. Des assureurs comme HEYME proposent une couverture mondiale avec garanties d’assistance, frais médicaux, et rapatriement sanitaire.
- Complémentarité avec la carte européenne d’assurance maladie : En Europe, elle couvre les frais médicaux de base.
Limites et exclusions
Lisez attentivement les conditions générales pour identifier les éventuelles exclusions ou limitations. Certaines assurances peuvent ne pas couvrir tous les types de sinistres ou imposer des plafonds spécifiques.
Protection sociale complémentaire
En plus de l’assurance responsabilité civile, les stagiaires bénéficient d’une couverture contre les accidents du travail et les maladies professionnelles via leur régime de sécurité sociale étudiant.
Cette assurance, obligatoire et parfois sous-estimée, est un outil essentiel pour sécuriser les stages et éviter des désagréments financiers et juridiques en cas d’incidents. A ce jour, Smeno représente le meilleur contrat selon nous.
Conséquences en cas de non respect de la convention de stage
Rappelons que le non-respect des clauses de la convention de stage peut entraîner des conséquences graves pour l’entreprise. Par exemple, si l’entreprise utilise le stagiaire pour remplacer un employé régulier ou si elle ne respecte pas les heures de travail maximales stipulées dans la convention, elle pourrait faire face à des sanctions légales.
De même, le stagiaire aussi doit respecter les termes de la convention. Le non-respect de ses obligations peut entraîner la résiliation de la convention et la fin prématurée du stage. Cela peut également avoir un impact sur l’évaluation du stage par l’institution de formation.
Notons que la convention de stage est un document légal qui peut être utilisé comme preuve en cas de litige entre l’entreprise et le stagiaire. Par conséquent, il est recommandé de la conserver soigneusement même après la fin du stage.
Comment obtenir une convention de stage ?
