Un gestionnaire d’entreprise s’occupe de l’ensemble des tâches secondaires de l’organisation pour soutenir le dirigeant : gestion du personnel, comptabilité, travaux administratifs et juridiques, élaboration et suivi des budgets… Il transmet aussi à l’intérieur de l’entreprise les informations relatives à la vie de l’organisation. Cette fiche métier vous renseigne sur tous les éléments nécessaires pour devenir office manager.
Quel est le travail d’un Office Manager : responsabilités, tâches et fonctions
Quotidien dans ce poste
L’office manager travaille en collaboration directe avec le directeur général et effectue des missions très variées pour lui. Globalement, sa mission est de faciliter le travail et l’environnement de travail des salariés de l’entreprise.
Si l’office manager fait partie d’une grande entreprise, ses fonctions sont axées sur un ou plusieurs aspects du métier. Alors que dans une PME ou une start-up, il doit être polyvalent.
Au quotidien, il gère le secrétariat et les demandes des collaborateurs. Il doit savoir prioriser ses activités pour maximiser la productivité des équipes :
- répondre aux appels téléphoniques,
- traitement du courrier et des e-mails,
- organisation des réunions,
- préparation de synthèses et de rapports,
- commandes des fournitures,
- préparation des budgets et suivi, etc.
L’Office Manager est chargé des tâches administratives et comptables de l’entreprise. Il établit les ratios d’analyse de l’entreprise, crée et suit les tableaux de bord financiers et remplit tous les documents obligatoires : avis d’imposition, déclaration sociale nominative, taxe sur les salaires, etc.
Il peut aussi proposer des initiatives pour améliorer le sentiment d’appartenance des salariés à l’entreprise : repas en commun, séminaires à l’étranger, afterwork, activités de team building, etc.
Il communique ensuite auprès des collaborateurs pour qu’ils participent aux événements : envoi de courriers, newsletter, posts sur les réseaux sociaux de l’entreprise, affichage, etc. Il sélectionne les lieux ainsi que les transports.
L’Office Manager est aussi en charge de la communication externe : il échange avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires, etc. Pour développer de nouveaux prospects, il analyse les tendances du marché et met en place des plans marketing et de communication digitale.
Le personnel est l’une des principales missions de l’Office Manager : il gère les absences des collaborateurs, participe aux recrutements et organise la formation continue des salariés.
Il optimise la transformation digitale de l’entreprise, veille à la sécurité du système informatique et au respect du RGPD. Il gère les investissements informatiques et veille à la gestion des données.
Il doit aussi veiller à la propreté des locaux de l’entreprise : sélection d’un prestataire pour le ménage et supervision des travaux de mise aux normes. Il peut développer une politique RSE et mettre en place des actions : poubelles de tri, gestion du papier, etc.
La majorité des office manager sont des hommes, mais le métier s’ouvre de plus en plus aux femmes.
Présentation et équipement
Il n’existe pas de tenue spécifique pour l’office manager : il doit toutefois respecter le code vestimentaire de l’entreprise. Il doit généralement présenter une image soignée, car il est en contact permanent avec l’ensemble des salariés.
Il dispose d’un excellent matériel informatique : ordinateur, caméra vidéo, fauteuil ergonomique, imprimante-scanner, téléphone, etc. Son ordinateur possède tous les logiciels de base et spécialisés dans la gestion, la comptabilité, etc.
Il doit également utiliser des plateformes de gestion de projet comme Trello pour classer ses tâches par ordre de priorité ou Slack pour gérer la communication interne de l’entreprise.
Présentation et équipement
L’office manager occupe un poste clé au sein d’une entreprise. Il est responsable de la gestion administrative et logistique de l’entreprise, assurant ainsi le bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Pour mener à bien ses missions, l’office manager doit disposer d’un équipement adapté.
En termes d’équipement, l’office manager a généralement besoin d’un ordinateur performant avec les logiciels nécessaires pour gérer les tâches administratives telles que la gestion des agendas, la rédaction de rapports et la communication avec les autres départements. Un téléphone professionnel et une connexion internet rapide sont aussi indispensables pour rester en contact avec les fournisseurs, les clients et les collègues.
En outre, l’office manager peut être amené à utiliser des outils de gestion de projet, des logiciels de comptabilité et des systèmes de gestion des ressources humaines. Il peut aussi avoir besoin de matériel de bureau classique comme une imprimante, un scanner et une photocopieuse pour effectuer diverses tâches administratives.
Il est primordial que l’office manager dispose d’un environnement de travail organisé et ergonomique. Un bureau confortable avec une chaise adaptée est essentiel pour prévenir les problèmes de santé liés à la posture. De même, avoir un espace de rangement adéquat pour classer les documents et fournitures de bureau facilite la gestion administrative au quotidien.
En somme, l’office manager doit être équipé des outils technologiques nécessaires ainsi que d’un environnement de travail fonctionnel pour pouvoir assumer ses responsabilités et mener à bien ses missions au sein de l’entreprise.
Qualités indispensables et compétences requises
L’office manager se doit d’être polyvalent : être capable de passer d’une tâche à une autre et rester concentré sur ses objectifs généraux.
Sa flexibilité est recherchée pour gérer de manière adéquate les diverses demandes de ses collaborateurs. Sa rigueur le sert également à planifier son temps en fonction des priorités.
Sa réactivité et ses capacités de communication sont impératives afin de dialoguer facilement avec les collègues comme les contacts extérieurs de son entreprise.
Une curiosité et une connaissance des nouveaux outils informatiques lui permettent de se tenir à la pointe des évolutions de son métier.
Perspectives, recrutement, où exercer
L’office manager peut travailler dans des structures variées, quel que soit le domaine d’activité :
- startup,
- TPE – PME,
- cabinet de conseil,
- cabinet d’avocats,
- grandes entreprises, etc.
Pour postuler, il faut envoyer son profil (CV + lettre de motivation) en réponse à une offre d’emploi ou une candidature spontanée. Une entrevue est requise avant l’embauche.
Chaque année, plus de 3.000 annonces d’emploi sont publiées pour les office managers offrant une bonne insertion professionnelle.
Il peut également ouvrir sa propre micro-entreprise : il pourra alors travailler sur plusieurs secteurs d’activité en même temps (banque, assurance, bâtiment, commerce électronique, etc).
Horaires, conditions et temps de travail
Généralement, l’office manager travaille selon un modèle horaire : 9h00 – 18h00.
Toutefois, il doit être disponible pour ses collaborateurs. Il est par conséquent souvent contraint de faire des heures supplémentaires, qui sont rémunérées selon la Convention Collective de l’entreprise.
Il a droit à des jours de congés payés, définis en fonction de son secteur d’activités.
Il bénéficie de conditions de travail confortables : confiance des collègues, équipements de bureau adaptés, séminaires visant à promouvoir la cohésion, etc. Il est cependant important de veiller à ne pas être submergé par les tâches qui lui sont confiées.
L’Office Manager est rémunéré mensuellement en début de carrière à un salaire brut moyen de 2 300 € (1 794 € net). Avec le temps et des compétences spéciales, sa rémunération peut augmenter jusqu’à 3 700 € brut par mois (2 886 € net). En fin de carrière, il gagne généralement 5 000 € brut par mois (3 900 € net). Des primes et des avantages sociaux sont également offerts. Lorsqu’il travaille en tant que freelance, le salaire est similaire, mais est lié à sa capacité à décrocher des contrats. Pour obtenir plus de responsabilités et une meilleure rémunération, il peut évoluer vers des postes tels que Secrétaire général (jusqu’à 6 600 € brut par mois, 5 148 € net), Responsable administratif et financier (jusqu’à 8 300 € brut par mois, 6 474 € net). Il peut également décider de se spécialiser dans des domaines tels que l’administration des ressources humaines, l’assistance juridique, le marketing et la communication ou le chief happiness manager. Pour cela, il peut utiliser son Compte Personnel de Formation (CPF) et, en accord avec son employeur, suivre une formation pendant les heures de travail.
Quels diplômes, études, formations pour devenir Office Manager
Pour occuper un poste d’Office Manager, le BAC est nécessaire pour accéder à des formations professionnalisantes telles que le BTS Assistant de Direction, le BTS Support à l’Action Managériale ou le BTS Gestion de la PME. Ces diplômes sont obtenus en alternance entre l’école et l’entreprise et permettent à l’étudiant de savoir quel type d’organisation il souhaite intégrer, avec une rémunération.
Les études en management peuvent également se poursuivre au-delà du BTS avec des formations comme la Licence Management des Entreprises et des Administrations, le Bachelor Gestion, le Bachelor Management ou un Master Management, Gestion, Finance, etc. Ces diplômes sont accessibles en université ou en école de commerce. Les matières abordées sont variées et comprennent la finance, le commerce, la gestion, les ressources humaines, le marketing et l’informatique.
Des Mastères Spécialisés d’Office Manager sont également proposés par certaines écoles privées pour les titulaires d’une Licence 3 et pour les personnes ayant 5 ans d’expérience professionnelle. Ce diplôme est complété par un stage en entreprise rémunéré de 6 mois et un mémoire universitaire sous la direction d’un enseignant.
Le métier d’Office Manager étant très demandé, le recrutement peut se faire rapidement à l’issue des études avec un contrat à durée indéterminée après une période d’essai de 3 mois. Le professionnel doit par ailleurs se tenir informé des dernières innovations en matière de management et suivre des formations tout au long de sa carrière.
Termes équivalents et postes apparentés : assistant de direction, secrétaire de direction, manager, comptable, responsable RH, community manager, responsable administratif et financier, secrétaire général, chargé de communication.
Niveau de diplôme exigé : BTS.
Possibilité d’études en alternance : oui.
Salaire à l’embauche : 00€ brut par mois.
Statut professionnel : salarié, indépendant.
Age limite d’admission :
