La secrétaire de direction est l’assistante du dirigeant de l’entreprise. Elle gère son agenda, ainsi que les tâches comptables, administratives et financières de l’entreprise. Elle gère également le téléphone et le physique de la réceptionniste. Cette description de poste fournit tous les détails dont vous avez besoin pour être secrétaire de direction.
Que fait un secrétaire de direction ? Tâches, missions et fonctions
La vie quotidienne dans cette profession
La secrétaire de direction, également appelée “assistante de direction”, assiste ses supérieurs dans la gestion de ses activités. En fonction de la taille de l’entreprise, la secrétaire de direction peut aider :
- Un président-directeur général (PDG),
- un directeur,
- un directeur,
- un chef de service,
- un cadre, …
C’est un métier extrêmement polyvalent : accueil, préparation des réunions, gestion des agendas, organisation de la communication, des déplacements, etc.
La secrétaire peut également assurer le suivi d’un ou plusieurs dossiers spécifiques, par exemple : organisation de séminaires, relances de clients, gestion des contrats de maintenance informatique, …
Voici une liste des tâches quotidiennes d’une assistante de direction :
- l’accueil des visiteurs : clients potentiels, fournisseurs, partenaires, …
- le tri des appels téléphoniques (le plus souvent à l’aide de solution d’accueil comme ici)
- l’organisation de l’agenda de la direction,
- la planification des réunions,
- La rédaction des rapports de décision,
- La conception de tableaux de bord,
- La gestion de l’administration des contrats,
- La rédaction des bons de livraison et des factures
- les négociations avec les prestataires de services,
- le contrôle des comptes débiteurs/payeurs,
- l’organisation de voyages d’affaires
- la création de bulletins d’information internes,
- saisie de données dans des fichiers à l’aide de chiffres,
- Rédaction et suivi de courriers électroniques et de lettres,
- L’archivage et le classement des dossiers
- Planification de formations et de recrutements,
- la commande d’équipements et de fournitures
- La veille informationnelle et réglementaire, etc.
Le secrétaire de direction est en contact permanent avec tous les employés de l’entreprise ainsi qu’avec les nombreux interlocuteurs de l’entreprise : fournisseurs, clients et prestataires de services, par exemple.
Dans les grandes organisations, le secrétaire de direction peut soutenir plusieurs chefs de service ou directeurs en même temps.
Les secrétaires de direction sont plus qualifiés :
- Secrétaire de direction bilingue Cette secrétaire de direction doit interpréter les documents reçus et envoyés par l’entreprise (courriels, lettres, etc.) …) pour les clients de l’étranger. Elle traduit également les réunions et prend les appels provenant de l’étranger.
- Secrétaire de direction des opérations internationales : elle assiste le chef d’entreprise dans ses missions de gestion et de communication internationales. Elle est notamment chargée du suivi des appels d’offres commerciaux internationaux et des relations avec les banques étrangères. Elle supervise également les opérations douanières.
- Secrétaire de direction import-export : Son travail consiste à assister le manager dans la commercialisation du produit ou du service dans le pays étranger. C’est pourquoi elle doit avoir une expérience préalable dans la vente. La secrétaire de direction pour l’import-export est généralement bilingue.
- Secrétaire de direction dans l’industrie alimentaire spécifiquement formée dans le domaine de l’alimentation, cette secrétaire de direction accorde une attention particulière à la quantité et aux délais de production des lignes de conditionnement. Il assure le circuit logistique de l’entreprise : livraisons, approvisionnements et livraisons, entre autres.
Les secrétaires de direction sont des femmes, cependant ce type d’emploi est accessible aux hommes.
La tenue vestimentaire typique d’une secrétaire de direction se compose généralement de :
- un tailleur-pantalon ou une jupe
- un chemisier ou un haut
- des chaussures de ville.
La secrétaire doit soigner son apparence (coiffure maquillage, coiffure bijoux, etc…) …), car elle est l’image de l’entreprise.
Son équipement de travail est composé d’éléments de bureautique :
- ordinateur avec logiciel de gestion (agenda, etc. ),
- repose-poignets,
- chaise de bureau,
- téléphone portable/fixe,
- kit mains libres,
- bannières de bureau,
- dossiers,
- Porte-documents …
En outre, elle doit gérer la documentation de l’entreprise (prospectus commerciaux, etc.) qu’elle conserve généralement dans une armoire séparée.
Qualités essentielles, compétences indispensables
La secrétaire de direction est une assistante incroyablement polyvalente qui peut supporter la pression de la hiérarchie.
Consciente d’elle-même et bien organisée, elle prend des initiatives et hiérarchise les demandes.
Sa flexibilité et sa capacité d’adaptation l’aident à surmonter les situations.
Ses capacités relationnelles lui permettent de communiquer facilement avec ses collègues et des personnes extérieures à l’entreprise.
A l’aise dans l’utilisation des outils de bureautique Elle maîtrise également les technologies de communication : vidéoconférences et réseaux sociaux, entre autres.
Disciplinée et avisée Elle exerce ses fonctions dans le plus grand respect du secret professionnel.
La capacité de parler certaines ou toutes les langues étrangères pourrait être exigée par les employeurs.
Heures de travail, conditions et horaires
Les secrétaires de direction travaillent généralement 39 heures par semaine. Dans ce cas, elles peuvent bénéficier de deux jours de RTT par mois, dans le cadre de la réduction du temps de travail.
Si l’activité de l’entreprise le nécessite, la secrétaire est amenée à effectuer des heures supplémentaires. Elles sont compensées par une majoration de 25% ou elles obtiennent un remboursement.
Pour comprendre ses droits en tant que professionnelle, elle doit lire la convention collective de son lieu de travail. L’employé moyen bénéficie de 30 jours de congés payés par an.
Bien que les secrétaires soient soumises à des pressions, la flexibilité requise pour ce poste est généralement une excellente source de satisfaction pour ceux qui ne connaissent pas les règles du jeu.
Quels sont les diplômes, études et qualifications nécessaires pour être secrétaire de direction ?
Il existe de nombreux cours pour apprendre à devenir secrétaire de direction. Vous pouvez également faire reconnaître une expertise dans le travail de secrétaire de direction par une VAE (Validation des Acquis de l’Expérience).
Lorsqu’une secrétaire est employée, elle peut utiliser son compte de formation professionnelle (CPF) pour améliorer ses compétences tout au long de sa carrière, notamment en matière de gestion souple, de compétences non techniques, de langues, de technologies de communication, etc.
Formation au niveau du BAC
- BAC Pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA Ex. BAC Pro Management Administration),
- BAC Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG), …
Ces certificats sont délivrés en alternance avec le centre de formation et l’entreprise d’accueil.
Exemple de programme pour le BAC Pro Gestion-Administration (GA) :
- La gestion des relations extérieures par des procédures administratives,
- la gestion des aspects administratifs des projets,
- ateliers de rédaction,
- économie – droit
- langues vivantes : anglais + espagnol, …
Formation de niveau BAC+2
Afin de faciliter une intégration rapide des professionnels, le candidat au poste de secrétaire de direction doit être titulaire du diplôme de niveau BAC+2.
- BTS Aide à la décision managériale,
- BTS en gestion des petites entreprises,
- DEUST Bureautique, communication multimédia Assistant de direction, …
Formation de niveau BAC+3
Pour terminer sa carrière et accéder à des postes à responsabilité, la secrétaire de direction peut également justifier d’un DUT ou d’une autorisation.
- MAIS Gestion des entreprises et des administrations (GEA),
- Cependant, Carrières juridiques (CJ),
- Licence Droit – Gestion,
- Licence Langues Etrangères Appliquees (LEA) …
Un stage en entreprise permettra à la secrétaire de direction de mettre en pratique ses compétences.
Un exemple de programme pour atteindre l’objectif Gestion des entreprises et des administrations (GEA) :
- Analyse du processus de l’entreprise dans le contexte de son environnement Identification des différents aspects de l’entreprise, attentes des parties prenantes de l’entreprise,….
- système d’information de gestion pour l’aide à la décision outils numériques pour l’interprétation des données quantitatives et qualitatives …
- gestion des relations avec les groupes de parties prenantes de l’entreprise stratégie de cohésion du groupe, techniques de communication outils de diagnostic interne et externe, etc.
Quel est le salaire moyen d’un secrétaire de direction ? Et comment se déroule sa carrière ?
Au début de sa carrière, la secrétaire de direction salariée est rémunérée en moyenne 2 000 euros par mois brut (1 560 euros net) pour un contrat de 35 heures hebdomadaires.
Le salaire d’une secrétaire de direction qui a de l’expérience augmente pour atteindre une fourchette de 2.100EUR à 3.200EUR bruts mensuels (1.638 EUR à 2.496 EUR nets).
En fin de carrière, elle gagne en moyenne 4200EUR bruts mensuels (3.276EUR nets), surtout si elle est employée par un grand groupe.
Afin de satisfaire les secrétaires, les entreprises offrent des avantages supplémentaires à la base salariale :
- téléphone d’entreprise,
- chèques-repas,
- Prime pour le 13ème mois,
- Prime d’objectifs …
La secrétaire de direction, qui est indépendante, détermine elle-même les tarifs qu’elle fixe. Elle peut gagner une rémunération de plus de 3 000 euros nets par mois lorsqu’on lui propose des missions qui lui permettent de travailler à temps plein.
Dans le secteur public, sa rémunération se situe entre 1 707 et 2 750 euros bruts mensuels. Elle est déterminée par une grille de salaires , et est ajustée en fonction de son expérience dans le domaine. Au salaire de base s’ajoutent diverses primes.
La structure de la secrétaire de direction permet de construire sa carrière autour de tâches spécifiques telles que la communication, les achats ou la gestion des ressources humaines.
Un changement de carrière courant consiste à devenir chef de bureau, ce qui implique davantage de responsabilité et d’autonomie. Vous pouvez également choisir de créer votre propre entreprise.
Possibilités d’emploi et de recrutement, ainsi que les endroits où l’on peut se rendre.
La secrétaire de direction peut être employée dans divers domaines de travail (construction immobilière, construction multimédia, etc. ) dans l’un des établissements suivants
- association,
- entreprise du secteur privé,,
- établissement public, …
Pour être prise en considération par l’un de ces organismes, la secrétaire de direction doit soit accepter une offre d’emploi en ligne, soit soumettre une candidature spontanée.
Elle soumet un formulaire de candidature standard au recruteur avec un CV et une lettre de motivation. Elle doit également être capable de passer un entretien.
Pour être employé par une collectivité locale, les candidats doivent passer l’épreuve du poste de rédacteur territorial (domaine administratif de catégorie B).
Certaines secrétaires de direction travaillent à leur compte pour assister les dirigeants. Ces assistantes sont généralement indépendantes et travaillent à leur domicile.
Synonymes et métiers connexes Assistant de direction chef de bureau assistant de direction ressources humaines assistant secrétaire administratif, secrétaire comptable et rédacteur territorial.
Conditions minimales d’études ou de diplôme BAC.
Formation en alternance : oui.
Salaire de départ : 2 000EUR brut par mois + avantages sociaux.
Statut : salarié, indépendant, fonctionnaire.
Limite d’âge pour le recrutement : Aucune.
