Quelle est la tâche du Secrétaire Administratif ?
Un secrétaire administratif a pour mission de gérer les tâches administratives d’une organisation, qu’elle soit privée ou publique. Il est en charge de soulager le chef de service des tâches administratives. Il peut être affecté à différents départements, tels que la comptabilité, les ressources humaines, le commerce, etc.
La variété des tâches peut varier considérablement d’une organisation à l’autre. Certains secrétaires ont beaucoup de responsabilités, alors que d’autres se contentent des tâches de base. D’autres encore se dédient à des tâches très spécifiques, tandis que d’autres s’occupent de la gestion administrative de plusieurs domaines (ressources humaines, comptabilité, juridique, etc.).
Quotidien d’un Secrétaire Administratif
- Dans le secteur privé :
Dans le secteur privé, il est responsable des tâches d’exécution et d’organisation. Selon le service dans lequel il travaille, le secrétaire s’occupe d’une partie ou de la totalité des activités suivantes :
– gérer l’accueil téléphonique et la réception des messages,
– accueillir les visiteurs,
– traiter le courrier administratif : ouverture, tri, enregistrement et distribution,
– rédiger et taper les courriers et les e-mails,
– saisir et mettre en forme des informations et des documents (comptes-rendus, synthèses, contrats),
– trier, classer et archiver des documents,
– constituer, suivre et classer des dossiers administratifs,
– tenir un agenda, gérer des plannings,
– gérer la relation avec des fournisseurs, le public ou les autres services,
– mettre à jour des bases de données,
– éditer et suivre la facturation, relancer les clients, etc.,
– traiter des litiges (client, fournisseurs, organismes, etc.),
– etc.
- Dans la fonction publique :
Dans la fonction publique, les tâches mentionnées plus haut sont exécutées par les secrétaires et les adjoints administratifs. Le secrétaire administratif fonctionnaire est à un niveau hiérarchique immédiatement supérieur aux adjoints.
Il s’occupe aussi de tâches un peu plus complexes :
– rédiger des supports de communication et des comptes-rendus,
– organiser et suivre des réunions,
– gérer et suivre les dossiers du personnel (ressources humaines),
– encadrer et animer une équipe d’adjoints administratifs,
– aider à la préparation d’un budget,
– s’occuper de la petite comptabilité,
– etc.
Il n’existe pas de tenue imposée pour les secrétaires. Ils s’habillent en fonction du code vestimentaire du service dans lequel ils travaillent. Même les secrétaires administratifs de la police ou de la gendarmerie ne portent pas d’uniforme.
Un secrétaire administratif doit tout de même porter une tenue professionnelle et soignée, car il représente son entreprise / collectivité / établissement aux yeux du public et des partenaires.
Il effectue la plupart de ses tâches sur son ordinateur grâce à des outils informatiques (traitement de texte, gestionPour se hisser dans le métier de secrétaire administratif, il est indispensable d’être familiarisé avec les logiciels bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et éventuellement les outils numériques. Une bonne maîtrise de l’orthographe et des capacités rédactionnelles sont également requises. Le secrétaire a besoin d’être organisé, méticuleux et polyvalent pour bien effectuer ses fonctions. De plus, la discrétion est essentielle, car il peut avoir accès à des informations confidentielles.
En ce qui concerne les débouchés, ils sont nombreux, la majorité des services publics ou des entreprises privées recherchent un secrétaire. Pour être recruté, il est possible d’envoyer sa candidature à l’entreprise (CV et lettre de motivation). Dans le secteur public, il faut passer le concours de “Secrétaire administratif d’État” organisé par le ministère de l’Éducation Nationale. Les horaires sont réguliers, mais il peut arriver que le secrétaire fasse des heures supplémentaires, selon la charge de travail. qui passe par l’obtention de diplômes plus élevés et par l’expérience. Le passage à un grade supérieur fait augmenter le salaire et les responsabilités.
En tant que Secrétaire Administratif, quel salaire pouvez-vous espérer ainsi que votre potentiel d’évolution professionnelle ? Dans la fonction publique, vous pouvez percevoir de 1.707€ brut par mois (1er échelon) à 2.847€ par mois (11ème échelon), selon votre grade. Dans le secteur privé, votre salaire peut aller du SMIC à 2.500€ brut par mois, en fonction de votre expérience. Vous pouvez également vous spécialiser vers des postes plus techniques et bien rémunérés : assistante de direction, assistante commerciale, secrétaire juridique ou comptable. Dans le secteur public, vous avez la possibilité de gravir les échelons et les grades grâce à l’avancement d’échelon et d’avancement de grade.
Les évolutions et promotions possibles
Un secrétaire administratif peut demander une promotion s’il a atteint le 6ème échelon de son grade et justifie de 5 ans de service dans un corps de catégorie B. Une commission évalue la requête de l’employé selon ses compétences professionnelles. Si la demande est approuvée, l’agent sera promu au grade de secrétaire administratif de classe supérieure, lorsque le quota de promotion le permet.
Un secrétaire administratif peut également effectuer une demande d’inscription sur le tableau d’avancement par examen professionnel s’il n’a pas encore atteint le niveau requis pour faire une demande d’avancement au choix. Dans ce cas, il peut s’inscrire s’il a atteint le 4ème échelon de son grade et a 3 ans d’ancienneté dans un corps d’emploi de catégorie B.
Le changement de corps d’emploi se fait principalement par des concours internes à la fonction publique. Un secrétaire administratif peut ainsi devenir un attaché d’administration. Il est également possible d’être promu par nomination au choix (principes similaires à l’avancement de grade).
- Enseignements généraux : français, histoire-géographie, mathématiques, éducation physique, langue vivante, etc.
- Enseignements professionnels : comptabilité, droit social et droit des affaires, informatique, gestion et finance, marketing, etc.
Pour valider le BTS, l’élève doit passer des épreuves en contrôle continu et les épreuves du BTS à la fin de la deuxième année.
Il est possible de poursuivre ses études pour préparer un concours de secrétaire administratif d’État.
Concours de Secrétaire Administratif d’Etat
Ce concours est ouvert aux titulaires d’un BTS ou d’un diplôme d’accès à la formation BAC+2. Il s’agit d’un concours de catégorie A, très sélectif et très prisé.
Ce concours permet d’accéder aux postes les plus prestigieux et les plus enviés. Il est organisé chaque année par l’Éducation Nationale pour les ministères.
Les concours sont organisés en 3 niveaux :
- Le concours externe : accessible à tous, il permet d’intégrer le 1er grade de secrétaire administratif.
- Le concours interne : réservé aux agents titulaires d’un grade inférieur, il permet d’accéder au 2ème grade.
- Le 3ème concours : réservé aux agents titulaires d’un grade supérieur à celui du 2ème concours, il permet d’accéder au 3ème grade.
Les 3 concours sont très sélectifs et demandent de nombreuses connaissances et compétences. Les candidats sont évalués sur leurs connaissances en droit, en comptabilité, en économie, en gestion des ressources humaines et en informatique.
Le concours externe pour intégrer le 1er grade est destiné aux personnes ayant le niveau BAC. Il est également possible de passer un concours pour intégrer directement le 2nd grade avec un niveau BAC+2.
Comment devenir Secrétaire Administratif ?
Il n’y a pas de diplôme obligatoire pour devenir secrétaire administratif, mais la plupart des entreprises exigent un niveau BAC/BAC+2. C’est pourquoi il est recommandé d’atteindre ces niveaux d’études pour trouver des postes intéressants et évoluer plus facilement dans sa carrière.
Dans le secteur public, pour devenir secrétaire administratif d’État, il existe 3 concours : externe, interne et le 3ème concours. Ceux-ci sont organisés par l’Éducation Nationale et destinés à l’ensemble des ministères. Le concours externe pour intégrer le 1er grade est accessible aux personnes ayant le niveau BAC, mais il est également possible de passer un concours pour intégrer directement le 2nd grade avec un niveau BAC+2.
Il est donc fortement conseillé d’obtenir au minimum le BAC et idéalement un BTS. L’élève peut choisir de suivre un baccalauréat technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (BAC STMG) ou le BAC Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA). Pour le BTS Gestion de la PME, il est nécessaire de disposer d’un BAC Pro GA ou d’un BAC STMG et de trouver une entreprise pour un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
Enfin, pour préparer un concours de secrétaire administratif d’État, il faut être titulaire d’un BTS ou d’un diplôme d’accès à la formation BAC+2. Les candidats sont évalués sur leurs connaissances en droit, en comptabilité, en économie, en gestion des ressources humaines et en informatique.
Formation de Secrétaire Administratif
Le cursus pour devenir secrétaire administratif est organisé par un centre de formation spécialisé. La formation est dispensée sur une période de 12 à 24 mois et se décompose en plusieurs modules :
- Connaissances générales et aptitudes à s’exprimer,
- Une langue vivante étrangère,
- La culture économique, juridique et managériale,
- Gestion de la relation client et fournisseur,
- Communication,
- Contribution à la gestion des risques,
- Contribution à la gestion des ressources humaines,
- Soutien au fonctionnement et au développement de l’entreprise.
À la fin de la formation, l’étudiant est en mesure de gérer les tâches administratives, la comptabilité (facturation, paie, etc.), le suivi administratif commercial et l’organisation d’une PME.
Concours de Secrétaire Administratif d’Etat
Pour obtenir un poste de secrétaire administratif dans la fonction publique, il est nécessaire de passer un concours de secrétaire administratif d’État.
Il y a 3 concours pour entrer au 1er grade (classe normale) et 3 concours pour le deuxième grade (classe supérieure) de secrétaire.
Pour s’inscrire, le candidat doit répondre aux conditions générales d’accès à la fonction publique :
- Etre de nationalité française ou avoir la nationalité d’un pays membre de l’Union Européenne,
- Être en règle avec la législation en cours du service national,
- Avoir tous ses droits civiques,
- Être jugé apte physiquement à exercer ses futures fonctions.
Ensuite, selon son profil, il doit choisir l’un des 3 concours :
- Le concours externe réservé aux personnes qui ne font pas partie de la fonction publique. Les candidats qui souhaitent entrer au premier grade doivent avoir le baccalauréat et ceux qui s’inscrivent pour le deuxième grade, un baccalauréat +2.
- Les 2 concours internes destinés aux fonctionnaires, contractuels et militaires ayant au moins 4 années de service effectif.
- Le 3ème concours réservé aux professionnels qui peuvent justifier :
– d’une ou plusieurs activités professionnelles d’une durée cumulée de 4 ans dans un domaine correspondant aux missions dévolues aux fonctionnaires du grade visé,
ou
– d’un ou plusieurs mandats de membre d’une assemblée élue d’une collectivité territoriale,
ou
– d’une ou plusieurs activités en qualité de responsable, y compris bénévole, d’une association.
Déroulement du concours :
Les concours externes sont composés de deux épreuves écrites d’admissibilité et d’un entretien oral d’admission.
Les concours internes sont composés d’une épreuve écrite d’admissibilité et d’un oral d’admission.
Les 3ème concours sont uniquement composés d’un entretien oral. Le candidat doit remplir un dossier de Reconnaissance des Acquis de l’Expérience Professionnelle (RAEP).
métier de secrétaire SAENES (Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur) vous fournira tous les détails des épreuves du concours de secrétaire d’État de classe normale et de classe supérieure.
Les candidats admis seront affectés dans le ministère qu’ils ont choisi à l’inscription et seront titularisés après une année probatoire.
Synonymes et métiers apparentés : adjoint administratif, assistante de direction, secrétaire administratif de la police nationale, secrétaire administratif de l’éducation nationale, secrétaire administratif d’État, assistante commerciale, secrétaire comptable, agent administratif, hôte d’accueil.
Niveau scolaire ou diplôme requis : aucun.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : SMIC dans le privé, 1.707€ brut par mois + primes dans la fonction publique.
Statut : salarié, fonctionnaire ou agent contractuel de la fonction publique.
Limite d’âge pour le recrutement : 18 ans au minimum.
