Un Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) est chargé des missions d’organisation interne et de la gestion administrative des affaires courantes au sein du ministère de l’Éducation nationale. Cette fiche métier vous donne tous les détails importants pour devenir SAENES.
Quels sont les tâches d’un Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) : missions, tâches et fonctions ?
Le Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES) s’occupe des aspects administratifs de la gestion des établissements publics de l’enseignement. Il peut exercer des rôles variés et accomplir des tâches variées : gérer le service financier, de comptabilité, de communication, de gestion du personnel, du juridique, de l’aide sociale et médicale, etc. Il assiste également les responsables de son service.
Quotidien d’un Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur
Les missions journalières dépendent du type de structure et du service auquel le secrétaire est assigné. Les missions sont si variées qu’il est impossible de les énumérer complètement.
Elles peuvent consister en le suivi de la comptabilité fournisseur et budgétaire (fiches de paie, traitement des factures, demande de subventions, etc.), à la gestion de carrière (rédaction des convocations et des comptes-rendus disciplinaires, suivi administratif des mutations et des changements de grade, suivi administratif du plan de formation et organisation des stages).
La gestion administrative des sorties scolaires, le suivi des chantiers, la gestion de la restauration scolaire, la gestion de l’hygiène et de la sécurité font également partie des missions possibles des SAENES affectés au service d’intendance d’un établissement scolaire.
Ils peuvent également gérer le secrétariat d’une direction. C’est le cas d’un chef de cabinet d’un inspecteur d’académie par exemple. Il s’occupe de gérer le planning, les réunions, de filtrer les appels téléphoniques, de diffuser des informations et de la communication avec la presse.
On peut toutefois déterminer que les domaines de responsabilités les plus fréquents sont :
- la gestion des ressources humaines,
- la logistique,
- les finances,
- la comptabilité.
Il n’existe pas de tenue spécifique pour exercer ce poste. Le secrétaire doit s’adapter à l’établissement et au service pour lequel il travaille : tenue de ville pour un secrétaire au collège ou costume / tailleur pour un assistant de direction à l’administration centrale, par exemple.
Il utilise principalement des logiciels et des outils de communication informatiques (traitement de textes, logiciels, gestionnaire d’e-mails, etc.) pour effectuer la plupart de ses tâches.
Qualités essentielles, compétences nécessaires
Pour devenir Secrétaire Administratif, il est impératif d’être très organisé, polyvalent et méticuleux. Il doit s’occuper de nombreuses tâches. Ces qualités lui permettront de mieux gérer sa charge de travail. La plupart de ses tâches exigent une bonne maîtrise de l’écrit et une aptitude à synthétiser.
Il doit avoir des connaissances administratives et juridiques. Il devra également être familier avec les métiers pour lesquels il offre le soutien administratif (comptabilité, ressources humaines, aide sociale).
Enfin, il doit maîtriser les outils informatiques et les logiciels de bureautique. Certains postes requièrent l’utilisation de logiciels et d’outils de communication.
Horaire, conditions et durée du travail
Les Secrétaires Administratifs travaillent généralement 35 heures par semaine. Les horaires peuvent cependant varier en fonction du service et de l’établissement pour lequel ils travaillent (horaires décalés, astreintes, etc.).
La rémunération est fonction du grade et de l’échelon dans lequel le secrétaire est recruté. Elle peut varier de 1 500 € à plus de 2 900 € bruts mensuels. De nombreuses primes peuvent également être attribuées.
Pour devenir SAENES, les candidats doivent passer le concours commun des « Secrétaires administratifs de l’État ».
Les personnes intéressées par le métier doivent se soumettre à l’examen commun des « Secrétaires administratifs de l’État » organisé par l’Education Nationale. Ce concours est conçu pour sélectionner les secrétaires de différents ministères (Intérieur, Affaires Étrangères, Agriculture, etc.). Les postulants doivent spécifier leur préférence pour le Ministère de l’Éducation Nationale lors de l’inscription au concours.
Les recrutements sont réguliers (une session par année), mais les places sont limitées. En 2022, 29 places ont été offertes pour le concours, dont 630 pour le ministère de l’Education Nationale (286 pour le concours externe et 344 pour le concours interne).
Le concours est organisé par les rectorats d’académie dans chaque région. Les participants réussissant le concours seront embauchés par une des administrations publiques du ministère de l’Éducation Nationale de la région où ils ont passé le concours :
- Directions académiques : rectorat, inspection académique, secrétariat de circonscription, Centre d’Information et d’Orientation (CIO), etc.,
- Établissement Public Local d’Enseignement (EPLE) : lycée, collège, établissements régionaux d’enseignement adapté, etc.,(comptabilité, ressources humaines, aide sociale)
- Agence comptable rattachée à plusieurs collèges,
- Université,
- etc.
Note : pour ceux qui souhaitent travailler à l’administration centrale du ministère de l’Éducation nationale ou dans un service déconcentré en Île-de-France, il faut s’inscrire auprès du Service Interacadémique des Examens et Concours d’Île-de-France (SIEC) pour passer le concours de l’académie de Paris.
Évolution de carrière d’un SAENES
Les possibilités de progression pour un SAENES sont nombreuses. Il peut commencer par gravir les échelons de son grade un par un. La montée d’un échelon est automatique après 1 à 4 ans. Cette évolution à l’ancienneté permet seulement d’augmenter sa rémunération, sans modifier ses responsabilités.
Si le secrétaire administratif souhaite avoir des responsabilités plus importantes, il peut s’élever de la classe normale à la classe supérieure ou de la classe supérieure à la classe exceptionnelle. Pour cela, il peut bénéficier de deux types de dispositifs :
- passer un examen professionnel pour être inscrit sur le tableau d’avancement. Ce mode d’avancement permet à ceux qui sont à un échelon inférieur et qui ont effectué moins d’années de service d’être promus. Dans ce cas, le secrétaire de classe normale peut s’inscrire s’il a atteint le 4ème échelon de son grade et a 3 ans d’ancienneté dans un corps d’emploi de catégorie B.
- une demande d’avancement au choix : s’il a atteint l’ancienneté requise (en échelon et en nombre d’années de service effectif). Une commission évalue sa demande et l’inscrit sur le tableau d’avancement en fonction de son mérite. Si son rang lui permet de faire partie du taux de promotion voté cette année-là, il est intégré au grade supérieur.
Par exemple, pour passer de la classe normale à la classe supérieure, un secrétaire administratif doit avoir passé au moins 1 an au 6ème échelon de son grade (secrétaire administratif de classe normale) et pouvoir justifier de 5 ans de services dans un corps équivalent de catégorie B.
Pour accéder au corps d’emplois immédiatement supérieur, celui d’Attaché d’administration, le secrétaire peut passer un concours interne, ou plus rarement, être promu grâce à une nomination au choix.
Toutes ces évolutions sont accompagnées d’une augmentation de salaire. Elle est faible entre 2 échelons, mais devient significative entre 2 grades ou 2 corps d’emploi.
Si le secrétaire souhaite modifier simplement ses missions, il peut demander à être muté dans un nouveau service.
Dans cette situation, le candidat peut demeurer dans le Secteur de l’Éducation Nationale ou s’en aller vers un ministère différent, le concours qu’il a passé étant applicable à tous les ministères de l’État.
Opportunités, recrutement, lieux d’exercice
Les Secrétaires Administratifs peuvent exercer leur métier dans de nombreux cadres. La plupart des SAENES travaillent dans des établissements scolaires publics, mais ils peuvent également être recrutés par des bureaux d’avocats, des entreprises, des administrations, des collectivités territoriales, des ministères, etc.
Le recrutement peut être réalisé par l’intermédiaire de concours nationaux organisés par l’Éducation Nationale (concours externe, interne, troisième concours) ou par des concours externes prévus par chaque organisme employeur.
Quels diplômes, études, formations et concours requis pour devenir Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale (SAENES)?
Pour devenir Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale, il faut réussir un des concours de Secrétaire Administratif de l’État : le concours interne, externe et le 3ème concours. Ces 3 types de concours sont offerts pour l’intégration au premier et second grade.
Chaque académie organise ses propres concours et décide du type de concours à ouvrir. Ainsi, il se peut que votre région ne propose qu’un concours interne ou externe selon l’année où vous souhaitez passer le concours.
Pour avoir plus de chances de réussir, il est conseillé de suivre un BAC Pro Gestion-Administration (GA) et un BTS Gestion de la PME avant de participer aux concours. Le BTS est particulièrement intéressant si le candidat souhaite intégrer directement le grade de secrétaire de classe supérieure.
Conditions d’accès aux Concours
Toutes les personnes qui souhaitent intégrer la fonction publique doivent s’assurer de respecter les conditions communes d’accès :
- être de nationalité française ou un ressortissant d’un pays membre de l’Union Européenne,
- jouir de ses droits civiques et avoir un casier judiciaire vierge de condamnation incompatible avec l’exercice du métier visé,
- être à jour vis-à-vis du service national,
- être jugé apte physiquement pour le métier visé.
Ensuite, chaque concours a des conditions spécifiques :
- Les candidats aux concours externes doivent détenir un diplôme de niveau 4 (BAC) pour viser le 1er grade ou un diplôme de niveau 5 (BTS, DUT, DEUG, etc.) pour intégrer le 2ème grade,
- Les candidats aux concours internes doivent être fonctionnaires, militaires ou agents contractuels dans une organisation internationale ou intergouvernementale et justifier d’au moins 4 ans de service effectif,
- Les candidats au 3ème concours doivent justifier de 4 années d’activité professionnelle dans les domaines de la gestion administrative, financière ou comptable ou de la gestion des ressources humaines. Les candidats pouvant justifier de 4 années de mandat en tant que membre d’une assemblée élue d’une collectivité territoriale, ou en tant que responsable d’une association (bénévole inclus) sont également éligibles à ce concours.
Épreuves du Concours de Secrétaire Administratif
Les épreuves varient selon le type de concours et le grade visé. Le 3ème concours n’a pas d’épreuve d’admissibilité, seulement une épreuve d’admission.
Épreuves du concours de Secrétaire Administratif de classe normale
- Épreuves d’admissibilité du Concours Externe :
– Cas pratique avec une mise en situation (3h – coefficient 3) : le candidat a à sa disposition un dossier documentaire d’une vingtaine de pages au maximum, pouvant comporter des données et des graphiques comptables, financiers, commerciaux, statistiques ou administratifs. Il doit répondre à plusieurs questions sur la problématique relevée dans le dossier.
– Réponses courtes à 6-9 questions (3h – coefficient 2) : le candidat doit rédiger des réponses courtes à plusieurs questions en se basant sur un dossier documentaire.
Une partie de ces questions porte sur un domaine choisi à l’inscription :
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- la gestion des ressources humaines dans les organisations,
- la comptabilité et la finance,
- les problèmes économiques et sociaux,
Épreuves et Formation pour un SAENES
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- Épreuves d’admissibilité :
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Cas pratique avec une mise en situation (3h – coefficient 3) : le candidat doit répondre à des questions à partir d’un dossier documentaire sur des questions liées aux politiques publiques.
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- Épreuves d’admission :
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Entretien avec un jury (25 min de préparation – 25 min d’entretien – coefficient 4) : le candidat doit répondre à une ou deux questions à partir d’un texte court sur un sujet de société lié au rôle des administrations ou aux politiques publiques. Ensuite, il discute avec le jury afin qu’ils évaluent sa motivation et son potentiel.
Le lauréat est nommé fonctionnaire stagiaire à l’essai pendant 1 an. Selon son résultat au concours, il aura le choix du service pour sa première affectation dans le ministère choisi à l’inscription.
Une fois recruté, le secrétaire administratif fait l’objet de plusieurs sessions de formation en situation réelle, sans formation académique. Pendant le stage, le secrétaire se voit régulièrement conférer avec son responsable pour évaluer son intégration au poste. Ces entrevues peuvent être l’occasion de demander des formations supplémentaires s’il y a des difficultés (informatique, comptabilité, …). Au terme de cette première année, le secrétaire administratif stagiaire est titularisé au premier échelon du grade de secrétaire de classe normale ou de classe supérieure selon le concours qu’il a passé.
Rémunération d’un SAENES, primes et indemnités
Les secrétaires administratifs sont payés selon une grille de salaire réglementée par décret. Leur salaire de base change en fonction de leur échelon et de leur grade :
- de 1.707€ (1er échelon) à 2.440€ brut par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe normale,
- de 1.727€ (1er échelon) à 2.590€ brut par mois (13ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe supérieure,
- de 1.901€ (1er échelon) à 2.847€ brut par mois (11ème échelon) au grade de secrétaire administratif de classe exceptionnelle.
En plus de leur salaire de base, les secrétaires administratifs bénéficient de diverses primes et indemnités.
Ils reçoivent d’abord des suppléments en fonction de leur situation familiale et du nombre d’enfants à leur charge (Supplément Familial de Traitement) ainsi que selon la zone géographique où ils sont affectés (Indemnité de Résidence).
Grâce à la réforme du régime indemnitaire de la fonction publique (RIFSEEP), ils peuvent également percevoir l’Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d’Expertise (IFSE), qui est calculée selon plusieurs critères liés aux fonctions du secrétaire.
Enfin, ils peuvent aussi toucher le Complément Indemnitaire Annuel (CIA). Cette prime est facultative et dépend de la qualité de leur travail.
Grille indiciaire du grade SAENES de classe exceptionnelle
| N° échelon | Indice majoré | Indice brut | Salaire brut |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 | 392 | 4,85 € |
| 2 | 2 | 404 | 9,70 € |
| 3 | 2 | 419 | 9,70 € |
| 4 | 2 | 441 | 9,70 € |
| 5 | 2 | 465 | 9,70 € |
| 6 | 3 | 484 | 14,55 € |
| 7 | 3 | 508 | 14,55 € |
| 8 | 3 | 534 | 14,55 € |
| 9 | 3 | 551 | 14,55 € |
| 10 | 3 | 569 | 14,55 € |
| 11 | 0 | 587 | 0,00 € |
Grille indiciaire du grade SAENES de classe normale
| N° échelon | Indice majoré | Indice brut | Salaire brut |
|---|---|---|---|
| 1 | 343 | 372 | 1 663,55 € |
| 2 | 349 | 379 | 1 692,65 € |
| 3 | 355 | 388 | 1 721,75 € |
| 4 | 361 | 397 | 1 750,85 € |
| 5 | 369 | 415 | 1 789,65 € |
| 6 | 381 | 431 | 1 847,85 € |
| 7 | 396 | 452 | 1 920,60 € |
| 8 | 415 | 478 | 2 012,75 € |
| 9 | 431 | 500 | 2 090,35 € |
| 10 | 441 | 513 | 2 138,85 € |
| 11 | 457 | 538 | 2 216,45 € |
| 12 | 477 | 563 | 2 313,45 € |
| 13 | 503 | 597 | 2 439,56 € |
Grille indiciaire du grade SAENES de classe supérieure
| N° échelon | Indice majoré | Indice brut | Salaire brut |
|---|---|---|---|
| 1 | 343 | 372 | 1 663,55 € |
| 2 | 349 | 379 | 1 692,65 € |
| 3 | 355 | 388 | 1 721,75 € |
| 4 | 361 | 397 | 1 750,85 € |
| 5 | 369 | 415 | 1 789,65 € |
| 6 | 381 | 431 | 1 847,85 € |
| 7 | 396 | 452 | 1 920,60 € |
| 8 | 415 | 478 | 2 012,75 € |
| 9 | 431 | 500 | 2 090,35 € |
| 10 | 441 | 513 | 2 138,85 € |
| 11 | 457 | 538 | 2 216,45 € |
| 12 | 477 | 563 | 2 313,45 € |
| 13 | 503 | 597 | 2 439,56 € |
Autres noms et professions associées : assistante administrative, gestionnaire administratif, assistant de gestion, assistante de direction, secrétaire administratif de la police nationale, office manager, secrétaire administrative, rédacteur territorial, secrétaire dans la comptabilité, assistante RH, hôtesse d’accueil.
Niveau de qualification ou diplôme requis : niveau BAC pour le 1er grade et BAC+2 pour le 2ème grade.
Formation en alternance : oui.
Salaire débutant : 1.707€ brut par mois + primes au 1er grade, 1.727€ + primes au 2ème grade.
Statut : fonctionnaire ou agent contractuel de la fonction publique de catégorie B.
Âge limite pour le recrutement : 18 ans au minimum.
Sandra
Blog informatif destiné aux étudiant.es
1 réflexion sur “Fiche Métier de Secrétaire Administratif de l’Éducation Nationale et de l’Enseignement Supérieur (SAENES)”
Bonjour,
je viens de passer le concours de secrétaire administratif et je suis admissible à l’oral. dans le cas ou j’aurai l’oral quel serait mon salaire moyen en sachant que j’aurai l’échelon 8 (indice majoré 415) et quels seront les montants des primes que j’aurai droit. en sachant que les choix des administrations je pourrai modifier jusqu’au 31 mai 2023.
Merci beaucoup pour votre aide précieuse