Un Adjoint Administratif Hospitalier (AAH) se voit confier des activités administratives, des fonctions d’accueil et de secrétariat dans les établissements de santé publique. Cet article vous fournit les informations nécessaires pour accéder et comprendre ce métier.
Quelles sont les missions, les tâches et les fonctions d’un adjoint administratif d’hôpital ?
La fonction publique hospitalière se compose de 7 grands secteurs d’activité (soins, rééducation, médico-technique, etc.), appelés filières. Chaque filière comprend plusieurs corps professionnels. Ils représentent un groupe d’emplois du même type dans une filière. Ces emplois ont les mêmes règles de recrutement, de salaire et d’évolution de carrière.
La filière administrative hospitalière est constituée de 4 corps d’emploi :
- directeur d’hôpital (catégorie A)
- adjoint de cadre hospitalier (catégorie B)
- adjoint de régulation médicale (catégorie B)
- assistant médico-administratif, anciennement secrétaire médicale (catégorie B)
- adjoint administratif hospitalier (catégorie C)
Les postes de catégorie A ont des missions d’étude, de conception et de direction, la catégorie B des fonctions d’application et la catégorie C des tâches d’exécution.
Le corps des adjoints administratifs hospitaliers est composé de 3 grades :
– adjoint administratif,
– adjoint administratif principal de 2ème classe,
– adjoint administratif principal de 1ère classe.
Le corps des adjoints administratifs hospitaliers regroupe un ensemble d’emplois administratifs d’exécution. Ils sont généralement placés sous la responsabilité d’un adjoint de cadre hospitalier.
Adjoint administratif hospitalier n’est pas un métier mais un corps d’emploi qui permet d’accéder à de nombreux métiers, voici une liste non exhaustive :
- Administration, accueil et gestion des admissions :
– agent / agente de gestion administrative,
– assistant / assistante administratif,
– agent / agente d’accueil – hôtesse d’accueil,
– standardiste,
– gestionnaire du bureau des entrées,
– agent / agente d’admission / admissioniste,
– gestionnaire de paie / gestionnaire carrière – retraite,
– gestionnaire administratif du personnel,
– gestionnaire du temps de travail,
– gestionnaire protection sociale,
– assistant / assistante de formation,
– gestionnaire des affaires médicales.
– facturière,
– gestionnaire admission frais de séjour traitement externe,
– gestionnaire comptable,
– gestionnaire achat,
– gestionnaire des services économiques,
– contrôleur de gestion adjoint / assistant de contrôleur de gestion.
Quel est le quotidien d’un adjoint administratif hospitalier ?
Les tâches de l’adjoint administratif hospitalier varient selon le poste occupé et l’établissement dans lequel il travaille. Une grande partie de ses activités se déroulent devant un bureau, devant un ordinateur ou en contact direct avec le public.
Au service administratif/secrétariat, il se charge de la gestion journalière : gestion du courrier et des e-mails, accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, dactylographie, classement et archivage, recherche documentaire, préparation de dossiers, réalisation de tableaux statistiques, etc.
Description du poste
L’adjoint administratif hospitalier est un agent public spécialisé dans les services administratifs des établissements de santé. Il peut travailler dans un hôpital, une clinique privée, une maison de retraite ou encore un centre médical.
- Dans les services administratifs, il est chargé de différentes tâches administratives quotidiennes : saisie de données, tenue à jour des dossiers, préparation et édition des factures, relances des impayés, etc.
- Dans les services comptabilité, il s’occupe de l’enregistrement des opérations courantes (factures, paiement, etc.), de l’inventaire des fournitures et de la gestion des stocks.
- Dans les services des ressources humaines, il gère l’administration du personnel : édition des contrats de travail, gestion des congés, des arrêts maladie, organisation des sessions de formation, établissement des salaires, etc.
- Dans les services des admissions et du secrétariat, il accueille et renseigne le public, gère les admissions des malades, constitue leur dossier informatique, les renseigne sur leurs frais de séjour et prépare et édite les factures.
Les adjoints administratifs principaux de 1ère et 2ème classe ont davantage de responsabilités et peuvent avoir des missions d’encadrement des adjoints administratifs.
Même si la majorité des adjoints administratifs sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.
La tenue du AAH dépend du poste qu’il occupe. Le personnel soignant des établissements de santé est dans l’obligation de porter une tenue de travail (blouse, tunique ou pantalon blanc ou bleu) pour éviter le transfert des bactéries depuis leurs vêtements. Le personnel administratif n’a pas la même obligation.
Il peut garder sa tenue de ville ou faire le choix de porter une blouse blanche par-dessus. Il travaille très souvent à son bureau, équipé d’un ordinateur et de toutes les fournitures de bureau nécessaires pour effectuer des travaux de secrétariat.
Qualités essentielles, compétences nécessaires
Il doit connaître les outils informatiques courants : traitement de texte (Word par exemple), boite e-mail, organisateur de RDV (Outlook par exemple) et les logiciels spécialisés (paie, facturation, ressources humaines, etc.). Il doit être capable de créer des tableaux ou de rédiger des comptes-rendus.
Il doit être organisé et méthodique pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées. Les tâches sont parfois spécifiques et variées. Dans ce cas, il doit être polyvalent.
Il doit posséder une aisance relationnelle, de l’empathie et un sens du service pour faciliter les contacts avec le public. Il va parfois devoir accueillir ou accompagner des personnes en difficulté morale et physique.
Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
La demande pour des adjoints administratifs hospitaliers est constante et des recrutements ont lieu chaque année. Le recrutement au corps d’emploi des AAH, comme pour d’autres cadres d’emplois de catégorie C, peut se faire sans concours. Ce type de recrutement est appelé « recrutement direct ».
Pour ce faire, les établissements de santé diffusent des avis de recrutement sans concours. L’avis donne toutes les informations nécessaires : le nombre de postes à pourvoir, la date du recrutement et la date limite de dépôt du dossier de candidature, les démarches à effectuer pour postuler, etc.
Généralement, le processus est le même quel que soit l’établissement : le candidat postule en envoyant son dossier de candidature au directeur de l’établissement. Une commission étudie chaque candidature et convoque les candidats sélectionnés à un entretien d’embauche classique. Lorsque l’adjoint est recruté sans concours, il intègre le premier grade, celui d’adjoint administratif.
Il est aussi possible d’être recruté par le biais du concours d’adjoint administratif hospitalier.
Lauréat : intégration dans le grade supérieur d’adjoint administratif principal de 2ème classe
Un lauréat peut intégrer le grade supérieur d’adjoint administratif principal de 2ème classe. Il aura alors des responsabilités plus importantes et des missions plus complexes.
Emplois d’adjoint administratif hospitalier
Les adjoints administratifs hospitaliers interviennent dans de nombreux métiers à l’hôpital : accueil et relations publiques, comptabilité, gestion des moyens généraux, informatique, etc.
Ils peuvent également travailler dans des services administratifs spécialisés, comme les services de gestion des ressources humaines, finances, achats, etc.
Quel est le salaire d’un Adjoint Administratif Hospitalier et son évolution professionnelle ?
Combien gagne un AAH, sa rémunération et ses primes ?
Le corps d’emploi d’Adjoint Administratif Hospitalier (AAH) se compose de 3 grades :
- adjoint administratif,
- adjoint administratif principal de 2ème classe,
- adjoint administratif principal de 1ère classe.
Chaque grade est composé de plusieurs échelons. L’adjoint est salarié selon le grade et l’échelon dans lequel il se trouve. Son salaire mensuel brut varie entre :
- 1.707€ (échelon 1) et 1.853€ (échelon 11) au grade d’adjoint administratif,
- 1.707€ (échelon 1) et 2.037€ (échelon 12) au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe,
- 1.722€ (échelon 1) et 2.294€ (échelon 10) au grade d’adjoint administratif principal de 1ère classe.
En plus de son salaire, un AAH touche diverses primes et indemnités. Il percevra les indemnités communes aux 3 fonctions publiques :
- le Supplément Familial de Traitement (SFT) selon le nombre d’enfants à charge,
- l’Indemnité de Résidence (IR) selon le lieu où il exerce,
- l’indemnité de Garantie Individuelle du Pouvoir d’Achat (GIPA) pour compenser la perte de pouvoir d’achat due à l’inflation.
Ensuite, il touche des indemnités liées à son emploi et à ses contraintes :
- la Prime De Service (PDS) versée au personnel non-médical,
- l’Indemnité de Sujétion Spéciale de 13h (ISS),
- l’Indemnité Horaire pour Travaux Supplémentaires (IHTS),
- l’Indemnité pour les Astreintes (IA),
- etc.
Évolution professionnelle d’un Adjoint Administratif Hospitalier
Il existe plusieurs façons de faire progresser sa carrière d’adjoint administratif.
- Avancement d’échelon à l’ancienneté :
Chaque grade d’adjoint est composé de plusieurs échelons. Pour monter les échelons, le fonctionnaire doit rester un certain nombre d’années à chaque échelon (de 1 à 4 ans). Une fois cette durée atteinte, il passe automatiquement à l’échelon immédiatement supérieur. Son salaire est légèrement augmenté, mais ses tâches n’évoluent pas.
- Avancement au grade d’Adjoint administratif principal de 2ème classe :
Il existe 2 possibilités selon les états de service de l’adjoint :
– L’avancement au choix : pour faire sa demande, l’adjoint administratif doit avoir au moins 1 an d’ancienneté dans le 5ème échelon du grade d’adjoint administratif et justifier d’au moins 5 années de service effectif dans le grade d’adjoint administratif.
– L’avancement par examen professionnel : un adjoint ayant seulement atteint le 4ème échelon du grade d’adjoint administratif, peut tout de même faire une demande d’avancement s’il a au moins 3 années de service effectif dans le grade d’adjoint administratif et s’il a réussi un examen professionnel (entretien de 25 minutes avec un jury).
- Avancement d’un Adjoint administratif hospitalier :
Un Adjoint administratif hospitalier peut prétendre à des échelons de grade plus élevés (Adjoint administratif principal de 1ère classe) par avancement au choix ou par examen professionnel. Une commission examine la demande et si elle est favorable, le candidat est inscrit sur un tableau d’avancement par ordre de mérite. La promotion ne sera effective que si sa position dans cette liste correspond au quota de promotions autorisées par la collectivité pour l’année en cours.
- Avancement de corps d’emplois :
Un Adjoint administratif hospitalier peut prétendre à des postes dans des corps d’emplois plus élevés (Assistant médico-administratif, Adjoint des cadres hospitaliers, etc.) par voie de concours ou d’examens professionnels. Cette progression représente une véritable évolution professionnelle.
Quels diplômes, études, formations, concours pour devenir Adjoint Administratif Hospitalier
Comme on l’a déjà dit, il est possible d’être embauché avec ou sans concours. Cependant, le candidat doit tout de même remplir les conditions générales d’accès à la fonction publique.
Pré-requis pour l’accès à la fonction publique (recrutement direct et concours)
– Posséder la nationalité française ou d’un État membre de l’Union européenne,
– Jouir des droits civiques,
– Avoir un casier judiciaire vierge de toute condamnation incompatible avec l’exercice des fonctions,
– Avoir satisfait aux obligations de service national de son pays (service militaire ou service civique),
– Faire preuve d’une bonne forme physique.
Afin de bénéficier d’une montée en grade plus rapide et d’accéder directement au 2ème échelon, à celui d’adjoint administratif principal de 2ème classe, il est hautement recommandé de passer le concours des Adjoints administratifs hospitaliers. Sans oublier qu’aucune formation ou diplôme préalable n’est nécessaire.
Le concours d’Adjoint Administratif Hospitalier (AAH)
Les concours sont organisés localement par un ou plusieurs établissements de santé de la même région. Les annonces des concours sont affichées dans les locaux et sur le site internet des établissements organisateurs et sur ceux de la Préfecture du département. Elles sont également publiées sur le site internet de l’Agence Régionale de Santé (ARS) dont l’établissement dépend. Elles sont disponibles au moins 2 mois avant la date limite d’inscription.
Conditions d’accès spécifiques des concours
Le candidat doit choisir le concours qui correspond à son profil :
- un concours interne destiné aux fonctionnaires, aux militaires, aux fonctionnaires et aux agents non-titulaires ayant justifié d’au moins 1 année de service effectif au 1er janvier de l’année du concours. Le candidat doit être encore en poste le jour de l’inscription au concours,
- un concours externe sans exigence de diplôme, pour les candidats extérieurs à la fonction publique.
Inscription au concours
Chaque établissement définit les modalités d’inscription dans l’avis de concours. Généralement, l’inscription peut se faire de 2 manières : en ligne sur le site de l’établissement organisateur ou en retirant un dossier d’inscription à l’accueil de l’établissement.
Si le candidat ne peut pas se déplacer, il peut demander par écrit le dossier à recevoir par voie postale. Si le concours ouvre des postes dans plusieurs établissements, le candidat doit indiquer son choix par ordre de préférence au moment de l’inscription.
Épreuves des concours interne et externe
Les épreuves sont identiques pour les deux concours, mais le déroulement de l’entretien d’admission varie selon le concours. Le concours est composé de 2 épreuves.
- Une épreuve d’admissibilité écrite (1h30 – coefficient 1) composée de 2 exercices :
– À partir d’un document de fond général, le candidat doit répondre à plusieurs questions. Cette première partie vise à juger les capacités de compréhension et de rédaction du candidat puis sa capacité à exprimer et à organiser ses idées.
Recrutement, formation et titularisation des Adjoints Administratifs
Les postulants admis après un recrutement avec ou sans concours sont inscrits sur une liste d’aptitude pour une période d’un an, renouvelable deux fois à la demande du candidat.
La prise de place sur la liste d’aptitude ne signifie pas que l’adjoint est employé. Il est à lui de postuler et de trouver sa première situation en tant qu’adjoint administratif hospitalier.
Quel que soit le moyen d’embauche, le futur adjoint est nommé stagiaire pour 1 an. Il suit une formation d’intégration de 5 jours lorsqu’il prend son poste. À l’issue de cette période de stage et avec l’approbation du jury, il est titularisé au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe, s’il a été embauché par concours (sur épreuves ou sur titres) et au grade d’adjoint administratif, s’il a été recruté directement.
Synonymes et métiers connexes : adjoint administratif d’État, adjoint administratif territorial, secrétaire administrative, adjoint administratif de la police nationale, secrétaire médico-administrative.
Exigence minimale en matière de formation : aucune.
Formation en alternance : non.
Salaire de départ : 1.707€ brut par mois + primes.
Statut : fonctionnaire ou employé de la fonction publique hospitalière.
Limite d’âge pour le recrutement : 18 ans au minimum.
