Un ou une gestionnaire de paie est responsable de toutes les activités techniques et administratives liées au salarié: contrat de travail, déclaration d’embauche aux organismes sociaux, gestion de la paie, déclaration des cotisations sociales et gestion du départ du salarié. Dans cet article, vous trouverez toutes les informations dont vous avez besoin pour devenir gestionnaire de paie.
Qu’est-ce qu’un Gestionnaire de Paie ? Missions, tâches et fonctions :
Le métier de Gestionnaire de Paie est à la jonction des domaines des chiffres et de l’administration du personnel. C’est pourquoi ce poste se retrouve souvent au sein du département de la comptabilité, et dans certains cas, au sein des Ressources Humaines (RH).
Dans les PME, la gestion de la paie est très souvent prise en charge par un cabinet d’expert-comptable. Mais à la différence des métiers de comptabilité pure, la gestion de la paie a une dimension humaine très importante.
Le chargé de paie fait le lien entre le salarié et l’entreprise. C’est pourquoi, dans les grandes entreprises où le travail est fait en interne, le gestionnaire de paie est souvent intégré à l’équipe des ressources humaines.
Quotidien d’un Gestionnaire de Paie :
Le gestionnaire de paie travaille habituellement en équipe, que ce soit au sein des Ressources Humaines ou de la comptabilité. Il recueille toutes les données nécessaires pour constituer le dossier social du salarié et s’occupe de toutes les formalités administratives de son entrée à sa sortie.
Les tâches peuvent légèrement changer en fonction de l’organisation dans laquelle il travaille (cabinet, entreprise, prestataire, etc.). Mais elles sont généralement réparties dans 3 grandes catégories :
– la gestion administrative du personnel,
-la réalisation des fiches de paie / la déclaration des cotisations sociale,
– la veille juridique et sociale.
- Gestion administrative du personnel :
Dès le moment où le salarié intègre l’entreprise, le gestionnaire de paie commence à rassembler des informations (état civil, type de contrat, rémunération, etc.) afin de constituer le dossier social et administratif de l’employé. Ce dossier lui permettra, entre autres, de rédiger les contrats et de calculer la paie.
Il rédige la promesse d’embauche et le contrat de travail du nouveau salarié. Parallèlement, il déclare l’entrée dans l’entreprise et établit les affiliations aux organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, etc.).
Dans le cas d’une jeune entreprise, le gestionnaire de paie, qui travaille chez un prestataire de service, peut également être en charge de la mise en place de l’affiliation de l’entreprise aux organismes sociaux. Il s’agit de la première étape dans la constitution du dossier social de l’entreprise.
Le chargé de paie est en outre responsable de rédiger les certificats administratifs et d’effectuer les déclarations aux différents organismes en cas d’événements exceptionnels dans le parcours du salarié :
– déclaration à la caisse d’assurance-maladie en cas de congé maladie,
– rédaction de l’attestation pôle emploi et désaffiliation aux organismes sociaux en cas de départ du salarié,
– traitement des dossiers de retraite, etc.
Le gestionnaire contrôle également que la législation sociale (durée de travail, prime, congés payés, etc.) soit correctement appliquée dans l’entreprise.
- Élaboration des bulletins de paie et des déclarations sociales :
Le gestionnaire de paie est chargé de produire les paies des salariés dont il a la responsabilité. Dans les grandes entreprises, un gestionnaire peut gérer un portefeuille de plusieurs centaines d’employés. Pour établir les bulletins de paie, il suit et met à jour le dossier social de chaque employé.
Pour cela, il collecte les informations variables qui ont un impact sur la rémunération du personnel : heures supplémentaires, congés payés, absences injustifiées, et plus exceptionnellement les congés maladie, les congés maternité, les accidents de travail et les soldes de tout compte.</
Les missions du gestionnaire de paie :
Le gestionnaire de paie est chargé d’enregistrer les données salariales des employés. Il récolte les informations concernant les heures supplémentaires, les absences, les congés payés et les primes. Il entre ces données dans son logiciel de paie. Le logiciel calcule la rémunération ainsi que les cotisations sociales et génère le bulletin de paie.
Chaque année ou chaque fois que cela est nécessaire, le gestionnaire met à jour le logiciel de paie afin qu’il prenne en compte les changements des règles et des taux de cotisation. Il imprime, distribue ou envoie les bulletins aux employés.
Il doit se rendre disponible pour répondre aux questions des salariés sur leur bulletin, les conseiller ou corriger les erreurs.
Il est chargé de remplir les déclarations sociales aux administrations (cotisation patronale, URSSAF, retraite, mutuelle, etc.) et de payer les cotisations. Il est en constante relation avec ces organismes sociaux.
Enfin, il établit les tableaux de bord sociaux pour les présenter à la direction de l’entreprise. Ces tableaux organisent et présentent les chiffres relatifs à la paie et plus généralement à la masse salariale de l’entreprise.
- Veille réglementaire et contrôle :
La paie française est connue pour être l’une des plus compliquées au monde. Les lois, les modes de calculs, les taux de cotisation, les plafonds de la sécurité sociale, etc. changent constamment.
C’est pourquoi le gestionnaire de paie doit être en veille réglementaire et juridique permanente. Il se renseigne quotidiennement sur les nouveautés de la législation. La mission de contrôle du gestionnaire de paie est donc primordiale, en particulier au sein de structures dans lesquelles il n’y a pas de responsable paie pour remplir cette tâche.
Cette nécessité d’être constamment à jour et la complexité de la paie a donné le jour à un nouveau métier de la paie qui se pratique souvent en tant qu’indépendant : celui d’expert en paie.
L’expert en paie est responsable d’optimiser la déclaration des charges sociales des entreprises. Il est souvent embauché en tant que consultant pour réaliser un audit des déclarations sociales de l’entreprise.
Il cherche avant tout à déterminer si l’entreprise paie trop ou pas assez de cotisations. Il doit pour cela maîtriser la législation relative à la paie et en particulier les mécanismes de réduction de charges sociales. Un grand nombre d’entreprises françaises payent trop de cotisations sociales par méconnaissance de ces mécanismes de réductions qui évoluent constamment. La revue des actualités en paie et en droit du travail constitue, par conséquent, une partie non négligeable de ses tâches.
Même si la majorité des gestionnaires de paie sont des femmes, il est tout à fait possible pour un homme d’exercer ce métier.
La tenue d’un gestionnaire de paie dépend du code vestimentaire de l’entreprise ou du cabinet pour lequel il travaille : costume-cravate, tailleur ou tenue de ville. Il travaille la plupart du temps à son bureau sur son ordinateur et à l’aide d’un logiciel de gestion de paie.
Qualités essentielles, compétences nécessaires :
Sa qualité principale est de savoir allier les rapports humains, la comptabilité et la loi. Il doit aimer le social, les chiffres et le droit. Il doit être fin psychologue, car il est souvent en relation avec les salariés pour gérer des situations délicates.
Il doit être méthodique et rigoureux, le sujet de la paie est sensible tant pour les salariés que pour l’employeur. Une petite erreur peut avoir des conséquences importantes, comme un redressement de l’URSSAF par exemple.
Il est curieux et attentif car il doit rester à jour sur les dispositifs réglementaires (réforme, changement administratif, jurisprudence, etc.) en lien avec les salaires et les charges sociales.
Il doit maîtriser les outils informatiques, les logiciels de bureautique (Word, Excel, etc.) et savoir parfaitement paramétrer et utiliser les logiciels de paie (SAGE Paie par exemple).
Le métier de gestionnaire de paie comporte de nombreux débouchés, avec un marché à la recherche constante de profils formés et expérimentés. Les postes à pourvoir peuvent se trouver dans une entreprise privée, un cabinet d’expertise comptable, une société de service spécialisée ou la fonction publique. Les horaires sont généralement réguliers, mais des heures supplémentaires peuvent être nécessaires pour respecter les délais à la fin du mois. Enfin, le gestionnaire de paie doit être discret quant aux informations personnelles dont il a connaissance sur les employés.
Diplômes d’État Comptabilité :
Pour se former à la gestion et la comptabilité, il existe plusieurs formations. Les plus reconnues sur le marché du travail sont :
- le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),
- le BTS Comptabilité et Gestion (CG),
- le Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG).
Le DUT et le BTS sont des formations de niveau Bac+2. Le DCG est un niveau licence (Bac+3). Ces 3 formations forment des comptables généralistes. Le DCG est le commencement du cursus officiel en comptabilité qui mène jusqu’au DEC (Bac+8) pour devenir expert-comptable.
Elles permettent au lauréat d’occuper une multitude de postes spécialisés dans la comptabilité (trésorier, recouvrement, comptabilité clients et fournisseurs, contrôleur de gestion, etc.). Si elles ne forment pas exclusivement au métier de la paie, elles sont suffisantes pour occuper ce poste. De nombreuses offres d’emploi de chargé de paie exigent l’une de ces formations.
Il est intéressant d’obtenir l’un de ces diplômes si l’on souhaite faire carrière dans la comptabilité après avoir occupé un poste de chargé de paie.
Diplômes d’État Ressources Humaines :
Pour entrer dans le métier de gestionnaire de paie via les ressources humaines, il est nécessaire d’obtenir au moins un niveau Licence. La Licence professionnelle gestion de la paie et administration du personnel est très demandée, car c’est une des rares formations qui, comme son titre l’indique, forme spécifiquement aux missions du futur gestionnaire de paie.
Il est également possible de suivre le cursus habituel pour travailler dans les ressources humaines, la Licence puis le Master en gestion des ressources humaines. Avec un Master, le futur chargé de paie pourra évoluer plus rapidement vers les autres métiers de la gestion du personnel.
- Licence professionnelle gestion de la paie et administration du personnel (Niveau BAC+3) :
Elle est accessible avec un Bac+2, en 1 an. Il n’est pas rare de voir des lauréats du BTS CG et du DUT GEA poursuivre leurs études vers cette licence professionnelle pour se spécialiser dans la paie.
Le programme est dense et l’étudiant alterne entre les cours magistraux, les travaux pratiques, les travaux dirigés, un stage et un projet tutoré.
Le cursus peut être suivi en alternance. Dans ce cas, l’apprenti doit également passer 2 à 3 jours par semaine en entreprise.
Les cours couvrent plusieurs blocs de connaissances :
– droit du travail,
– administration du personnel,
– techniques de paie et politique de rémunération,
– logiciel SIRH (Système d’Information RH) et logiciel de paie,
– finance RH,
– gestion des ressources humaines,
– outils de gestion et finance RH,
– management et économie du travail ,
– organisation et communication,
– anglais, etc.
Obtention de la Licence Professionnelle (Bac+3) :
La Licence est acquise en suivant un cursus composé de contrôles continus et d’examens finaux. Ce diplôme offre un niveau de qualification équivalent à un Bac+3 et permet à l’étudiant de s’insérer plus facilement sur le marché du travail, notamment s’il a effectué une année en alternance.
Formations certifiantes :
Ces formations enseignent les techniques et pratiques de la paie et du droit du travail. Elles n’offrent pas les connaissances approfondies en gestion et comptabilité nécessaires pour évoluer vers des postes de comptable. Elles visent à faciliter l’insertion professionnelle de l’étudiant.
Titre Professionnel (TP) RNCP Gestionnaire de paie de niveau III (BAC+2) :
Cette certification, certifiée par le Répertoire Nationale des Certifications Professionnelles (RNCP), est accessible aux titulaires d’un baccalauréat ou d’un diplôme reconnu de niveau IV.
Ce titre a été créé pour combler le manque de formations courtes et techniques en matière de gestion de paie. Il couvre les deux principales missions que revêt le gestionnaire de paie :
– calculer la paie et établir les déclarations sociales,
– gérer le dossier administratif du personnel.
La formation à l’examen peut être suivie dans différents organismes privés. Elle est dispensée en présentiel ou à distance, ce qui permet à chacun de progresser à son rythme. Certaines personnes la terminent en 6 mois, d’autres en 18 mois.
Tous les outils requis sont abordés :
– recueillir des informations pour remplir les fiches de paie,
– éditer les bulletins de paie avec un logiciel spécialisé,
– vérifier les changements apportés aux règles sociales et à la législation de la paie,
– gérer le dossier social du salarié et de l’entreprise,
– établir et contrôler les déclarations sociales,
– effectuer les documents de synthèse et les tableaux de bord.
À la suite de cette formation, l’étudiant obtient un niveau d’étude similaire à un BTS (Bac+2).
Combien gagne une personne qui gère les payes, rémunération et primes ?
En raison de la pénurie de candidats de ces dernières années, les entreprises sont prêtes à offrir des salaires intéressants. Un gestionnaire de paie reçoit généralement une rémunération plus élevée que ses collègues des ressources humaines.
Un débutant peut espérer obtenir un salaire brut mensuel compris entre 1600 et 2200 euros. Une fois deux à cinq années d’expérience acquises, le salaire moyen (primes et intéressements compris) s’élève entre 2200 et 3000 euros par mois.
L’écart des rémunérations entre les postes situés en province et ceux de Paris peut parfois atteindre 25%. Les personnes travaillant pour de grandes entreprises de l’Île-de-France sont les mieux payées, leur salaire brut pouvant atteindre 4500 euros par mois.
Évolution professionnelle d’un Gestionnaire de Paie ?
Le métier de gestionnaire de paie est souvent considéré comme une étape intermédiaire avant de passer à d’autres postes des ressources humaines, tels que :
– assistant aux ressources humaines,
– chargé de recrutement,
– chargé de formation,
– auditeur social,
– responsable des ressources humaines, etc.
Ces postes de promotion sont généralement accessibles aux employés ayant suivi un cursus scolaire dans le domaine des ressources humaines.
Si le gestionnaire de paie a une formation en comptabilité, il peut évoluer vers d’autres métiers comptables, tels que :
– chargé de recouvrement,
– comptable trésorier,
– comptable clients et fournisseurs,
– comptable analytique,
– contrôleur de gestion,
– auditeur comptable, etc.
Après plusieurs années d’expérience, il pourra alors accéder à des postes d’encadrement, tels que chef-comptable ou directeur comptable.
Pour ceux qui souhaitent rester au service paie, il est possible d’accéder à un poste de responsable du service paie. Ces postes se trouvent dans les entreprises à grande échelle et dans les cabinets d’expertise et les sociétés de prestations de services qui gèrent la paie de nombreuses entreprises.
Enfin, pour changer d’environnement, un gestionnaire de paie peut simplement passer d’un cabinet d’expert-comptable à un poste en entreprise, par exemple.
Synonymes et métiers connexes : assistante paie, comptable, expert-comptable, secrétaire spécialisée en comptabilité, technicien des services comptables, responsable des ressources humaines, assistant des ressources humaines, aide-comptable, directeur des ressources humaines.
Niveau d’études minimum : BAC+2 (diplôme d’État ou titre professionnel).
Formation en alternance : oui
Salaire débutant : entre 1.600€ et 2.200€ brut par mois.
Statut : salarié, fonctionnaire ou indépendant.
Âge limite pour le recrutement : 18 ans minimum.
