Fiche Métier de secrétaire comptable

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Que fait une Secrétaire Comptable : missions, tâches et fonctions :

Une Secrétaire Comptable travaille au sein d’une entreprise ou d’un cabinet d’expert-comptable. Elle se charge des tâches administratives, du secrétariat et des opérations comptables quotidiennes. Découvrez à travers cet article tout ce qu’il faut savoir sur le métier de Secrétaire Comptable.

Quel est le travail d’une Secrétaire Comptable : ses missions, tâches et fonctions :

Il n’y a pas de règles très strictes en ce qui concerne la tenue vestimentaire et l’équipement de la secrétaire comptable. La tenue est généralement propre et décente, sans être trop formelle. Elle porte des vêtements qui s’accordent avec le style de l’entreprise.

Quant à l’équipement, il dépend de l’entreprise. Elle peut avoir un ordinateur, un téléphone, une imprimante, un scanner, un fax, etc. Elle peut aussi travailler sur un logiciel comptable spécifique.

Qualités essentielles, compétences nécessaires :

La secrétaire comptable doit avoir de solides qualités professionnelles pour réussir dans ce métier :

– Rigueur et méthode,
– Organisation et planification,
– Discrétion et confidentialité,
– Sens du service et du contact,
– Autonomie et réactivité,
– Maîtrise des logiciels de bureautiques et de comptabilité.

Elle doit aussi avoir des compétences en comptabilité (journal, lettrage, rapprochement bancaire…), en fiscalité (TVA, déclarations sociales…), et en ressources humaines (contrats, paie, etc.)

Débouchés, recrutement, où exercer ce métier :

La secrétaire comptable peut travailler dans des entreprises, des cabinets comptables ou des cabinets d’expertise comptable. Elle peut aussi travailler dans une collectivité locale, une mairie par exemple, ou encore dans la fonction publique.

Le recrutement se fait généralement par le biais de CV et de lettres de motivation, mais il peut aussi se faire par le biais de réseaux professionnels, de spécialistes en recrutement ou de sites internet ou d’agences d’intérim. Pour obtenir un poste de secrétaire comptable, il est important de disposer d’une expérience comptable et d’être diplômé.

Horaires, conditions et temps de travail :

Les horaires et conditions de travail dépendent du type d’entreprise et du poste occupé. Les horaires peuvent être classiques, c’est-à-dire de 9h à 18h, ou plus flexibles, en fonction des horaires de l’entreprise ou des besoins des clients.

La secrétaire comptable peut être amenée à travailler le week-end ou le soir, surtout lors de la clôture des comptes ou des déclarations fiscales. Elle peut aussi travailler à temps partiel. C’est un métier qui peut s’exercer à domicile, notamment s’il s’agit d’un poste à temps partiel.

Que fait une Secrétaire Comptable : missions, tâches et fonctions :

Dans le cadre de ses activités, la secrétaire comptable s’occupe aussi bien de la comptabilité de base que du secrétariat et de l’administratif. Il faut généralement un BAC+2 pour exercer ce métier et les tâches peuvent varier selon le type d’entreprise. Pour en savoir plus sur le quotidien, le tenue et l’équipement, les qualités essentielles, les débouchés et les horaires, lisez ce qui suit.

Quotidien de la secrétaire spécialisée comptabilité :

Les missions quotidiennes de la secrétaire comptable dépendent généralement du type d’entreprise dans laquelle elle travaille. Lorsqu’elle est accompagnée d’un comptable, elle se charge de la comptabilité de base. Dans les petites entreprises, elle peut être la seule à s’occuper des tâches suivantes : éditer des devis, saisir des factures, suivre les règlements des clients, relancer les factures impayées, régler les factures aux fournisseurs, rapprocher les paiements et les factures des clients, suivre la trésorerie, préparer les salaires, remplir les déclarations fiscales, effectuer les travaux préparatoires du bilan annuel de l’entreprise.

  • Tâches administratives et de secrétariat :

Lorsqu’elle travaille dans une petite ou moyenne entreprise, elle s’occupe généralement de l’ensemble des tâches administratives et de secrétariat : accueil des visiteurs et de la clientèle, gestion des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, réception, distribution et envoi du courrier, organisation des réunions, suivi des stocks et commande de fournitures, classement et archivage de documents, préparation des supports de réunions, gestion du fichier client, gestion des notes de frais, organisation des déplacements, etc.

Dans les grandes entreprises, elle peut aussi être amenée à assister un chef comptable ou un directeur financier. Dans la fonction publique, elle peut occuper un poste d’agent administratif en charge de la comptabilité et gérer les ressources humaines. Elle peut également exercer en tant que secrétaire de mairie dans une collectivité locale.

La tenue vestimentaire et l’équipement de la secrétaire comptable. Elle est amenée à travailler le samedi, mais son temps de travail reste limité (35 heures par semaine).

Elle bénéficie des avantages liés aux congés annuels (5 semaines) et à la prise en charge à 100% de la mutuelle.

Le code vestimentaire et l’équipement de la secrétaire comptable dépendent de l’entreprise ou du cabinet pour lequel elle travaille. Lorsqu’elle reçoit des clients, elle doit être à la hauteur et arborer une tenue professionnelle, que ce soit en tailleur ou en tenue classique.

Quelles sont les qualités et compétences nécessaires ?

Une secrétaire comptable doit être polyvalente, capable d’effectuer des tâches administratives et comptables variées. Elle doit pouvoir déterminer et gérer les priorités et les urgences. De plus, elle se doit d’être rigoureuse et organisée afin d’éviter les erreurs.

Elle doit maîtriser les outils informatiques et notamment les tableurs (Excel), les traitements de texte (Word), les logiciels de paie et de comptabilité (Sage ou Ciel). La connaissance de l’anglais est un avantage pour obtenir un emploi dans une entreprise internationale.

Quels sont les débouchés, recrutement et où exercer ce métier ?

Le métier de secrétaire comptable offre de nombreuses opportunités dans les PME et les cabinets d’expertise comptable. Utile aux petites entreprises, elle soulage le dirigeant de nombreuses tâches administratives et comptables.

Il est possible de trouver des offres d’emploi à temps partiel ou à 80%. Le niveau d’étude exigé varie selon les annonces, mais le BAC Pro et le BTS sont souvent demandés.

Pour travailler dans la fonction publique, il faut passer le concours des Adjoints Administratifs Territoriaux (AAT). Il est également possible d’être recruté sans passer de concours, mais cela permet d’accéder à un grade et un salaire inférieur.

Les lauréats peuvent postuler aux offres d’emploi des collectivités pour une période de 2 ans après inscription sur la liste d’aptitude nationale. Pour travailler dans une mairie, il faut passer le concours d’attaché territorial si le niveau est licence ou le concours de rédacteur territorial pour le baccalauréat.

Malheureusement, les secrétaires comptables ne peuvent pas travailler en tant qu’indépendantes. Seul un expert-comptable est autorisé à réaliser des actes de comptabilité pour une entreprise.

Quels sont les horaires, conditions et temps de travail ?

Une secrétaire comptable fait des horaires de bureau, même si elle peut être amenée à travailler le samedi et à disposer d’un temps de travail limité (35 heures par semaine). Elle bénéficie des 5 semaines de congés annuels et d’une prise en charge à 100% de la mutuelle.

Le rôle d’une secrétaire comptable peut consister à travailler de 8h à 9h jusqu’à 17h ou 19h, selon l’organisation. Des heures supplémentaires peuvent être demandées en période de forte activité, par exemple lors du bilan comptable annuel, des déclarations fiscales ou de la gestion des salaires à la fin du mois. Les contraintes et le niveau de stress peuvent varier en fonction de son supérieur hiérarchique et de leurs exigences.strong> Dans ce cas-là, elle devra obtenir un diplôme d’assistante de direction ou un diplôme d’assistante de gestion.

Quel est le salaire d’une Secrétaire Comptable, son évolution de carrière :

 

Combien gagne une secrétaire spécialisée en comptabilité, rémunération et primes :

 

Rémunération dans la fonction publique territoriale :

Dans la fonction publique territoriale, la secrétaire comptable fait partie du cadre d’emploi « Adjoint Administratif Territorial » (catégorie C).

Sa rémunération est basée sur la grille indiciaire du cadre d’emploi et selon son grade et son échelon :

  • Grade d’Adjoint Administratif : le salaire est compris entre 1.527€ (échelon 1) et 1.719€ brut par mois (échelon 11). Les personnes recrutées sans concours sont placées à ce grade.
  • Grade d’Adjoint Administratif Principal de 2e classe : elles sont rémunérées entre 1.537€ brut (échelon 1) et 1.958€ brut par mois (échelon 12). Les AAT qui ont passé un concours sont engagées à ce grade.
  • Grade d’Adjoint Administratif Principal de 1ère classe : le salaire est compris entre 1.640€ (échelon 1) brut et 2.183€ (échelon 10). Ce grade est accessible uniquement par avancement de carrière.

Notez qu’il existe un grade spécifique pour les secrétaires de mairie (catégorie A) mais il est en voie de disparition. Désormais, elles font partie du cadre d’emploi des attachés territoriaux (catégorie A) et des rédacteurs territoriaux (catégorie B).

Le salaire des secrétaires de mairie est le suivant :

  • de 1.607€ à 2.357€ brut par mois au grade de Rédacteur,
  • de 1.668€ à 2.500€ au grade de Rédacteur principal de 2ème Classe,
  • de 1.836€ à 2.750€ au grade de Rédacteur principal de 1ère Classe,
  • de 1.818€ à 3.134€ au grade d’Attaché,
  • 14€ et 3.739€ au grade d’Attaché principal.

En plus de son salaire, la secrétaire comptable fonctionnaire touche plusieurs primes et indemnités qui dépendent de la politique indemnitaire de la collectivité pour laquelle elle travaille.

Rémunération dans le milieu privé :

Dans le secteur privé, le salaire moyen d’une secrétaire comptable est d’environ 1.700€ brut par mois. Elle commence généralement sa carrière avec le SMIC et, après plusieurs années d’expérience, elle peut gagner jusqu’à 2.500€ brut par mois.

Les salaires peuvent varier en fonction de l’entreprise et de la région. Les postes dans les grandes villes sont les plus rémunérés. Le niveau d’études est également un facteur déterminant.

Évolution de carrière :

Elle peut progresser dans ses 2 principaux domaines d’expertise : la comptabilité ou le secrétariat / l’administratif.

Si elle veut devenir aide-comptable ou comptable, elle devra compléter sa formation. Parfois, elle peut obtenir un poste d’aide-comptable ou de comptable en interne si elle a suffisamment d’expérience dans une petite entreprise (elle y a réalisé toutes les tâches d’un comptable).

Sinon, elle peut obtenir un BTS Comptabilité et Gestion des Organisations (CGO), un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ou un Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG).

Si elle souhaite évoluer dans la filière secrétariat / administration, elle peut postuler pour des postes d’assistante de direction ou d’assistante financière. Dans ce cas, elle doit se munir d’un diplôme d’assistante de direction ou d’assistante de gestion.

Dans le secteur de la fonction publique, elle peut grimper les échelons et les grades. Elle peut monter les niveaux en fonction de son expérience et les grades par demande de promotion.

Elle peut également choisir de passer des examens internes pour progresser vers d’autres domaines de la fonction publique.

Quels diplômes, études, formations et concours pour devenir Secrétaire Comptable ?

Le niveau requis pour décrocher un emploi en tant que secrétaire comptable est de plus en plus élevé. Il y a quelques années un BEP ou un Bac pro suffisaient. Il est toujours possible de trouver un poste avec ces diplômes, mais dans ce cas, une précédente expérience professionnelle est obligatoire. Ces postes sont souvent dans de très petites entreprises, ou à un salaire bas. De nombreuses entreprises recherchent aujourd’hui des BTS dans les domaines de la gestion, de la comptabilité ou de l’assistanat.

Deux des formations les plus populaires sont le BAC Pro Gestion Administration (GA) et le BTS Gestion de la PME. Mais il est également possible de suivre un BAC technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG), un titre professionnel Secrétaire comptable (niveau Bac) ou un BTS support à l’action managériale (ancien BTS assistant de manager).

Baccalauréat Professionnel Gestion-Administration (BAC Pro GA)  :

Ce baccalauréat remplace le BAC Pro Secrétariat et le BAC Pro Comptabilité. Il forme à la gestion administrative, à la comptabilité et au secrétariat d’entreprises de petite et moyenne taille, d’associations, d’administrations ou de collectivités locales. C’est un des Bac pro qui attire et accueille le plus de candidats tous domaines confondus.

Il se réalise en 3 années directement après la 3ème en lycée privé ou public. Il est possible de le suivre en apprentissage. Dans ce cas, l’étudiant alterne entre les cours et le travail en entreprise. Autrement, en formation continue, il doit effectuer 22 semaines de stage.

L’apprenant suit deux types d’enseignements, des matières générales (français, histoire-géographie, mathématiques, etc.) et des enseignements professionnels sous forme de 4 pôles d’enseignements :

  • gestion administrative des relations externes,
  • gestion administrative des relations avec le personnel,
  • gestion administrative interne,
  • gestion administrative des projets.

Ces enseignements sont certifiés par un contrôle continu et des examens finaux.

L’insertion professionnelle après ce BAC n’est pas toujours facile. Le diplôme prépare à plusieurs métiers (assistant et secrétaire administratif, agent de gestion administrative, assistant de gestion, gestionnaire commercial, etc.) mais de manière trop générale. L’idéal, afin de maximiser ses chances, est de suivre un BTS Gestion de PME ou encore mieux, un BTS Comptabilité et Gestion des Organisations (CGO).

  BTS Gestion de la PME :

Anciennement BTS Assistant de Gestion PME-PMI, ce BTS est ouvert à tous les bacheliers. Mais il est principalement suivi après un BAC Pro ou un BAC STMG. L’inscription se fait sur dossier ou sur entretien. Il est disponible en alternance. Dans ce cas, il est rémunéré pendant toute sa formation.

Pendant 2 années, l’étudiant suit des enseignements généraux et professionnels :

  • culture générale et expression,
  • langue vivante étrangère,
  • culture économique, juridique et managériale,
  • gestion de la relation client et fournisseur de la PME,
  • participation à la gestion des risques de la PME,
  • gestion du personnel et contribution à la gestion des ressources humaines de la PME,
  • soutien au fonctionnement et au développement de la PME.

Ce BTS prépare au métier de collaborateur du dirigeant, pas exclusivement au métier de secrétaire comptable. Le diplômé sera en mesure de gérer l’administratif, la comptabilité (facturation, paie, etc.) qui n’est pas gérée par un cabinet externe, le suivi commercial et l’organisation de la PME.

Pour une secrétaire comptable qui souhaite optimiser sa carrière et s’orienter vers la comptabilité pure, la formation BTS Comptabilité et Gestion des Organisations (CGO) est recommandée. Après l’obtention de ce diplôme, elle pourra postuler pour des rôles de secrétaire ou assistant comptable et par la suite évoluer jusqu’à des postes à responsabilités plus importantes (contrôleur de gestion, chef comptable, etc.). Il est également possible de continuer ses études pour obtenir un diplôme officiel en comptabilité.

Synonymes et métiers associés : assistant comptable, expert-comptable, contrôleur de gestion, contrôleur financier, Commissaire aux Comptes (CAC), gestionnaire de paie, rédacteur territorial, secrétaire administrative de l’Education Nationale, secrétaire de direction.
Niveau d’études ou diplômes minimum : BAC ou équivalent.
Études en alternance : oui.
Salaire débutant : SMIC.
Statut : salarié ou fonctionnaire.
Limite d’âge pour le recrutement : 18 ans minimum.

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