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Fiche Métier d’agent administratif

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L’agent administratif occupe une place primordiale dans la gestion d’une entreprise. Il se charge de l’organisation globale, de la fluidité des échanges et, parfois, de l’accueil téléphonique et/ou physique. Ce guide vous fournit toutes les informations essentielles pour devenir agent administratif.

 

 

Quel est le rôle d’un Agent Administratif ? Missions, tâches et fonctions

 

Journée de travail d’un Agent

Le terme «agent administratif» est une appellation générale qui désigne différents postes administratifs. Selon le secteur d’activité et l’entreprise, il peut être appelé standardiste, assistant administratif, secrétaire administratif, assistant commercial, etc.

Les tâches assignées à l’agent dépendent des besoins de son entreprise et du service où il est affecté (comptabilité, ressources humaines, accueil, etc.).

L’agent administratif qui se concentre sur le secrétariat peut s’occuper de l’accueil des visiteurs ou des clients, leur fournir des informations et les réorienter à l’intérieur de la structure. Il peut également être chargé de l’accueil téléphonique, de la prise de rendez-vous, des paiements, de la gestion du courrier et de la gestion du courrier électronique (réception, envoi, tri).

En contact avec les clients et les partenaires, l’agent est responsable de l’émission de factures, de devis et de bons de livraison. Il actualise et diffuse régulièrement les informations.

Il vérifie que les paiements de son entreprise aient bien été émis et perçus. Lorsque ce n’est pas le cas, il peut relancer ses créanciers, à l’aide de téléphone, de courrier électronique ou de courrier.

Dans le domaine administratif, la saisie de données, la recherche d’informations, la rédaction de rapports et le classement sont courants. L’agent peut concevoir son propre système de classement ou optimiser celui qui est déjà en place, afin de faciliter le traitement des informations.

Sur demande de ses supérieurs, l’agent administratif peut s’occuper des plannings des salariés, de l’organisation des réunions, des déplacements professionnels et autres événements, etc. Dans ce cas, ses fonctions sont proches de celles d’un assistant.

Si l’agent est affecté à un service particulier, comme la comptabilité ou le service commercial, il effectuera les missions habituelles relatives à l’administration, mais pourra également se voir attribuer des tâches spécifiques.

En comptabilité, il peut avoir pour mission :

  • de mettre à jour la trésorerie ;
  • de suivre et de renseigner les opérations bancaires de l’entreprise ;
  • de gérer les comptes clients/partenaires ;
  • de traiter les fiches de paie ;
  • de calculer les marges de l’entreprise ;
  • de créer et de compléter des tableaux de suivi comptable…

Au sein du service commercial d’une entreprise, l’agent peut être chargé de :

  • mettre à jour les tarifs ;
  • enregistrer les nouveaux produits ;
  • suivre les commandes ;
  • renseigner les conditions d’achat ;
  • assister les équipes lors d’opérations commerciales (promotions, concours, etc.) ;
  • créer des affiches et des supports publicitaires, etc.

La majorité des agents administratifs sont des femmes, mais des hommes peuvent également exercer ce métier.

Un agent administratif n’est pas tenu de porter une tenue particulière, mais doit respecter le code vestimentaire de l’entreprise qui l’emploie. Généralement, il est habillé en tenue de ville, ou porte un costume-cravate (ou un tailleur pour les femmes).

Il n’utilise pas non plus d’outils ou de matériel spécifique. Toutes ses tâches peuvent être réalisées sans matériel ou, au contraire, avec son ordinateur, son téléphone et son matériel de bureau.

Sur son ordinateur, il se sert beaucoup de sa boîte mail professionnelle, de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de reporting et, parfois, de logiciels spécialisés liés au service auquel il est affecté (comptabilité, commerce, etc.).

Qualités requises, compétences nécessaires

Pour bien exercer ce métier, l’agent administratif doit être polyvalent, méthodique, organisé et dynamique.

Il doit aussi maîtriser le traitement de texte et les logiciels bureautiques, et connaître les bases des logiciels spécialisés liés au service où il est affecté.

L’agent administratif doit également être à l’écoute et avoir le sens du service client. Il doit être en mesure de rester calme et patient face à des interlocuteurs pressés ou désagréables.

Il doit être rigoureux et précis, car il gère des informations sensibles, et se montrer discret, car il est amené à connaître des données confidentielles.

Salaire et évolution professionnelle

Le salaire d’un agent administratif dépend de la structure et du poste occupé. Dans le secteur privé, il oscille entre 1 400 et 2 700 € brut par mois. Dans la fonction publique, un agent administratif peut gagner entre 1 600 et 2 800 € brut par mois.

Le salaire évolue avec les années et les diplômes obtenus, et l’agent administratif peut à terme évoluer vers un poste plus élevé, voire devenir chef de service.

Les principales qualités requises pour devenir agent administratif

Pour exercer ce métier, il faut avoir des aptitudes pour l’organisation et la gestion administrative, être capable de rester concentré sur des tâches répétitives et avoir le sens de l’accueil et du relationnel. Il est nécessaire d’être digne de confiance, fiable, réactif et polyvalent.

Quel est le salaire d’un Agent Administratif et sa progression de carrière ?

Le revenu d’un Agent Administratif dépend de son employeur, des tâches qui lui sont assignées, de son niveau d’études et de son expérience.

Un débutant peut gagner entre le SMIC et 1.800€ brut par mois. Avec l’expérience, ses gains peuvent atteindre 2.000€ net par mois.

À noter : les salaires sont généralement plus élevés en Île-de-France pour compenser le coût de la vie, plus élevé près de la capitale.

Dans le secteur public, l’adjoint administratif touche le même salaire dans chacune des trois fonctions publiques :

  • au grade d’adjoint administratif : entre 1.556€ et 1.790€ brut par mois,
  • au grade d’adjoint administratif principal de 2ème classe : entre 1.565€ et 1.968€ brut par mois,
  • au grade d’adjoint administratif principal de 1ère classe : entre 1.640€ et 2.216€ brut par mois.

A ce salaire de base, s’ajoutent de nombreuses primes et indemnités.

Pour améliorer sa carrière, le fonctionnaire peut passer des concours ou promotions internes et/ou se faire muter à des postes qui lui plaisent davantage.

Dans le privé, l’agent administratif peut se spécialiser dans un domaine comme la comptabilité, les ressources humaines, la gestion…

Avec de l’expérience, il peut diriger des équipes et accéder à des postes à plus grandes responsabilités.

Quels diplômes, études, formations et concours requis pour devenir Agent Administratif ?

Formations et diplômes

Pas de diplôme obligatoire pour occuper ce poste. Toutefois, pour augmenter ses chances de décrocher un poste, les recruteurs seront plus enclins à recruter des candidats qualifiés et/ou expérimentés. Une formation administrative est donc un plus.

Le niveau de diplôme requis dépend des entreprises et des postes proposés, certains demandant plus de responsabilités que d’autres.

Plusieurs diplômes sont accessibles, de la BEP au BAC+2. Voici quelques exemples :

  • BEP Métiers des Services Administratifs,
  • BAC Pro Gestion Administration,
  • BAC Pro Comptabilité,
  • BAC Pro Administration des Entreprises,
  • BTS Assistant de Gestion,
  • BTS Support à l’Action Managériale,
  • DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, etc.

Il est également possible d’obtenir des titres professionnels tels que celui d’agent administratif ou celui d’assistant de comptabilité et d’administration grâce à des formations proposées par des organismes ou des écoles (le plus souvent privées).

En général, ces formations durent quelques mois et certaines peuvent être financées par le CPF (Compte Personnel de Formation) ou par d’autres organismes tels que Pôle Emploi.

Concours d’Adjoints Administratifs

Être admis à un concours de catégorie C d’adjoint administratif est l’une des possibilités pour intégrer la fonction publique en tant qu’agent administratif. Une autre option est de présenter un dossier de candidature lors d’un recrutement sur dossier.

Deux concours sont disponibles pour devenir adjoint administratif :

  • le concours interne, destiné aux fonctionnaires et agents de l’État ayant au moins un an d’ancienneté,
  • le concours externe, ouvert à tous (excepté pour le concours territorial, où un diplôme de niveau Brevet des collèges ou CAP est exigé).

Il convient de respecter certaines conditions pour intégrer la fonction publique :

  • être de nationalité française ou européenne,
  • jouir de ses droits civiques,
  • ne pas avoir fait l’objet de condamnation incompatible avec les fonctions visées,
  • être en règle au regard du service national (JAPD, JDC),
  • être physiquement apte à exercer les fonctions visées.

Les lauréats des concours d’adjoint administratif d’État et hospitaliers sont directement affectés après leur réussite au concours.

En revanche, ceux du concours territorial ne reçoivent pas de poste. Ils sont inscrits sur une liste d’aptitude nationale et doivent ensuite trouver un emploi pour exercer les fonctions d’un agent administratif.

Une fois en poste, les nouveaux adjoints administratifs sont nommés stagiaires pendant un an avant d’être titularisés.

 

Synonymes et métiers proches : adjoint administratif, secrétaire administrative, standardiste, assistant commercial, assistant comptable.
Niveau d’études ou diplôme requis : aucun.
Formation en alternance : oui.
Salaire à l’embauche : SMIC.
Statut professionnel : salarié, fonctionnaire, auto-entrepreneur.
Limite d’âge pour le recrutement : aucune.

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